Spremljanje proračuna

EBA Next organizacijam omogoča dodeljevanje proračunskih sredstev za projekte CAPEX. Te dodelitve je mogoče povezati z določenimi naročili ali projekti, kar zagotavlja, da so sredstva namenjena za predvideni namen.

Sistem omogoča spremljanje dodeljenih proračunskih sredstev v realnem času in prikazuje trenutno stanje dodeljenih sredstev. Uporabniki lahko hitro ocenijo, koliko proračunskih sredstev je še neporabljenih za vsak projekt CAPEX.

Dodelitev proračunskih sredstev je vezana na naročilnice, kar zagotavlja, da so sredstva dodeljena ob ustvarjanju naročilnic. To pomaga pri proaktivnem načrtovanju proračuna in preprečuje prekomerno porabo.

Sistem EBA Next omogoča popravke proračuna zaradi spremenjenih okoliščin. Če se obseg ali stroški projekta CAPEX spremenijo, se lahko proračunska sredstva ustrezno prilagodijo. S tem je zagotovljeno, da proračunsko načrtovanje ostane prožno in prilagodljivo.

Sistem razlikuje med dodeljenimi stroški (proračunska sredstva, ki so rezervirana, vendar še niso porabljena) in porabljenimi stroški (dejanski izdatki s prejetimi računi). Uporabniki lahko enostavno spremljajo porabo proračunskih sredstev.

Ko prejmemo račune za stroške, povezane s CAPEX, lahko EBA Next samodejno posodobi aplikacijo za sledenje proračunu, da se v njej odražajo uporabljeni stroški. Ta integracija zagotavlja, da so finančni podatki vedno posodobljeni.

EBA Next lahko sproži opozorila, ko se stroški projekta CAPEX približajo dodeljenemu proračunu ali ga presežejo. To proaktivno obveščanje pomaga organizacijam pravočasno obravnavati prekoračitve proračuna.

Sistem lahko uveljavi delovne tokove odobritve za izdatke CAPEX, kar zagotavlja, da so izdatki pregledani in odobreni, preden se odštejejo od dodeljenega proračuna. To pomaga ohranjati finančno disciplino.

EBA Next ustvarja podrobna poročila o dodelitvi proračunskih sredstev in izdatkih za vsak projekt CAPEX. Ta poročila nudijo celovit pregled nad finančnim stanjem in se lahko uporabljajo za finančno načrtovanje in sprejemanje odločitev.

V sistemu so shranjeni pretekli podatki o dodeljenih proračunskih sredstvih, odhodkih in spremljanju stroškov. Ti podatki so neprecenljivi za analizo preteklih projektov CAPEX, ocenjevanje uspešnosti in informiranje o prihodnjih proračunskih odločitvah.

Sistem zagotavlja revizijsko sled dodeljenih proračunskih sredstev in izdatkov, kar podpira finančno skladnost in revizijske zahteve. To zagotavlja, da so projekti CAPEX skladni s finančnimi predpisi in standardi.

EBA Next omogoča organizacijam, da prilagodijo aplikacijo za sledenje proračunu tako, da ustreza njihovim posebnim potrebam po pripravi proračuna CAPEX in poročanju. Ta prilagodljivost zagotavlja, da je sistem usklajen z edinstvenimi finančnimi procesi organizacije.

Uporabniki lahko za vsak projekt določijo posebne pragove ali omejitve. Na primer, če ima projekt proračun v višini 100.000 EUR, lahko uporabniki nastavijo opozorilni prag na 80.000 EUR, kar sproži opozorilo, ko stroški dosežejo ali presežejo to mejo.

EBA Next uporabnikom omogoča, da prilagodijo, kdaj se sprožijo opozorila. Uporabniki lahko določijo čas opozorila, na primer, da prejmejo opozorilo, ko dodeljeni proračun doseže 80-odstotno izkoriščenost, 90-odstotno izkoriščenost ali katero koli drugo določeno točko.

Opozorila je mogoče konfigurirati tako, da dosežejo določene prejemnike prek različnih kanalov obveščanja, vključno z e-pošto, sporočili SMS, obvestili v sistemu in obvestili v mobilni aplikaciji. To zagotavlja, da so prave zainteresirane strani nemudoma obveščene.

Uporabniki lahko določijo, kdo naj prejema opozorila. To so lahko vodje projektov, finančne ekipe ali katero koli ustrezno osebje, odgovorno za projekt CAPEX.

V primerih, ko so opozorilni pragovi preseženi in se ne ukrepa, se lahko opredelijo postopki eskalacije. Na primer, če opozorilno opozorilo ni potrjeno v določenem časovnem okviru, se lahko samodejno eskalira na višje vodstveno ali finančno osebje.

Uporabniki lahko prilagodijo parametre za opozorilna opozorila, vključno z nastavljanjem vrednosti praga, časa obveščanja in seznamov prejemnikov. Ta prilagodljivost zagotavlja, da so opozorilna opozorila usklajena s toleranco organizacije do tveganja in procesi odločanja.

Prilagajanje se razširi na vloge in dovoljenja uporabnikov. EBA Next omogoča skrbnikom, da določijo, kdo lahko nastavlja, spreminja ali prejema opozorila, in tako zagotovijo, da je za spremljanje proračuna odgovorno pravo osebje.

Sistem ponuja možnosti prilagajanja vmesnika, kar organizacijam omogoča, da prilagodijo videz in postavitev aplikacije za sledenje proračunu CAPEX tako, da ustreza njihovi blagovni znamki in željam uporabnikov.

EBA Next omogoča poročanje po meri. Organizacije lahko oblikujejo poročila, ki se osredotočajo na določene ključne kazalnike uspešnosti spremljanja proračuna in metrike, ki so najpomembnejši za njihove projekte CAPEX.

Organizacije lahko prilagodijo delovne tokove, povezane s sledenjem proračunu in postopki odobritve. Prilagoditve delovnih tokov zagotavljajo, da so postopki dodeljevanja proračuna, odobritve in sledenja izdatkom usklajeni z organizacijskimi politikami.

EBA Next je mogoče prilagoditi za povezovanje z različnimi viri podatkov in finančnimi sistemi. To zagotavlja, da so finančni podatki ažurni, sledenje proračunu CAPEX pa temelji na natančnih informacijah v realnem času.

Uporabniki lahko ustvarijo predloge opozoril in obvestil po meri ter prilagodijo vsebino in obliko opozoril svojemu želenemu slogu komuniciranja.

Sistem omogoča prilagajanje hrambe preteklih podatkov, kar zagotavlja, da je arhivirano sledenje proračunskim sredstvom CAPEX.