Upravljanje človeških virov z EBA Next
EBA Next zagotavlja več posebnih prednosti pri upravljanju človeških virov (HR). V kadrovski službi je upravljanje dokumentov bistvenega pomena, saj vključuje ravnanje z različnimi dokumenti, od evidenc zaposlenih do dokumentacije o skladnosti. V nadaljevanju so predstavljene posebne prednosti uporabe programa EBA Next za procese upravljanja človeških virov, pri čemer se osredotočamo na vrste dokumentov in njihovo upravljanje:
Upravljanje evidenc zaposlenih
EBA Next centralizira evidence zaposlenih, vključno z osebnimi podatki, kontaktnimi informacijami, kvalifikacijami in zgodovino zaposlitve. Tako ima kadrovska služba enostaven dostop do izčrpnih profilov zaposlenih, kar poenostavlja upravljanje osebja.
Avtomatizacija vkrcavanja in izkrcavanja
Sistem lahko avtomatizira postopke vkrcanja in izkrcanja z upravljanjem zbiranja dokumentov, kot so kopije osebnih dokumentov, davčni obrazci in pogodbe. Racionalizira e-podpisovanje pogodb in drugih dokumentov o skladnosti, s čimer prihrani čas in zmanjša upravno breme.
Priročniki s pravili in postopki
Kadrovska služba lahko v sistemu DMS ustvarja in vzdržuje priročnike s pravili in postopki. Zaposlenim zagotavlja strukturirano platformo za dostop do pravilnikov podjetja in njihov pregled, kar zagotavlja, da so obveščeni in skladni s predpisi.
Upravljanje dokumentov o zaposlovanju
EBA Next učinkovito upravlja dokumente za zaposlovanje. Kadrovske ekipe lahko shranjujejo opise delovnih mest, življenjepise kandidatov, zapiske o razgovorih, preverjanja referenc in ponudbe ter tako poenostavijo postopek zaposlovanja.
Ocene uspešnosti in povratne informacije
Sistem podpira postopke ocenjevanja uspešnosti z zagotavljanjem digitalne platforme, na kateri lahko vodje dokumentirajo ocene uspešnosti, povratne informacije in razvojne načrte. To spodbuja poštene in dosledne ocene.
Zapisi o usposabljanju in razvoju
EBA Next vodi celovito evidenco o usposabljanju, certificiranju in strokovnem razvoju zaposlenih. Kadrovski službi pomaga zagotoviti, da imajo zaposleni potrebne kvalifikacije in da so skladni s standardi panoge.
Dokumenti za obračun plač in nadomestil
Varno shranjuje dokumente o plačah in nadomestilih, vključno s plačnimi listi, davčnimi obrazci, informacijami o vpisu v ugodnosti in prilagoditvah plač, ki so pomembni za vodenje finančnih evidenc in revizije.
Upravljanje dopusta in prisotnosti
Sistem DMS poenostavlja upravljanje dopusta in prisotnosti s spremljanjem zahtevkov za dopust, stanja dopusta in evidence prisotnosti zaposlenih. Ti podatki so neprecenljivi za obdelavo plač in skladnost s predpisi.
Priročniki in smernice za zaposlene
Kadrovska služba lahko ustvari, razpošilja in posodablja priročnike in smernice za zaposlene. EBA Next zagotavlja, da imajo vsi zaposleni enostaven dostop do ključnih kadrovskih informacij, kot so pravilniki in postopki na delovnem mestu.
Varnost pravnih dokumentov in dokumentov o skladnosti
Sistem izboljšuje varnost in dostopnost pravnih dokumentov in dokumentov o skladnosti ter zagotavlja, da so pogodbe o zaposlitvi, sporazumi o nerazkrivanju in zapisi o skladnosti z zakonodajo dobro zaščiteni in jih je mogoče zlahka priklicati.
Podatki o anketah in povratnih informacijah o zaposlenih
EBA Next zagotavlja varno in organizirano shrambo za podatke o anketah zaposlenih, obrazce za povratne informacije in rezultate anket o zavzetosti. Kadrovska služba lahko te podatke učinkovito analizira in tako izboljša zadovoljstvo in produktivnost na delovnem mestu.
Pravila za hrambo in arhiviranje dokumentov
Sistem uveljavlja politike hrambe dokumentov in zagotavlja skladnost z zakonskimi zahtevami. Zapise, ki jih ne potrebujete več, lahko samodejno arhivira, kar zmanjša nered in poenostavi pripravo revizije.
Integracija e-podpisa
EBA Next vključuje elektronske podpise za različne kadrovske dokumente. Zaposlenim omogoča elektronsko podpisovanje pogodb, soglasij in drugih kadrovskih dokumentov, kar omogoča poenostavljen postopek odobritve brez papirja.
Oblikovanje delovnega toka po meri
EBA Next omogoča ustvarjanje delovnih tokov po meri za kadrovske procese. Kadrovske ekipe lahko oblikujejo delovne tokove za naloge, kot so prošnje za dopust, pregledi delovne uspešnosti in disciplinski ukrepi, ter tako zagotovijo, da so postopki dosledni in učinkoviti.
Portal za samopostrežbo za zaposlene
Nekatere platforme EBA Next vključujejo samopostrežni portal za zaposlene. Ta zaposlenim omogoča dostop do lastnih evidenc, oddajo prošenj za dopust in izpolnjevanje kadrovskih dokumentov, kar zmanjšuje število upravnih nalog na področju kadrovskih zadev in spodbuja samostojnost zaposlenih.
Z uporabo EBA Next za kadrovske procese lahko organizacije dosežejo znatne izboljšave pri upravljanju dokumentov, varnosti podatkov, skladnosti in splošni učinkovitosti kadrov. Sistem poenostavlja ustvarjanje in upravljanje dokumentov, povezanih s kadrovskimi zadevami, ter podpira različne kadrovske funkcije, kar na koncu izboljša delovanje kadrovskega oddelka in splošno izkušnjo zaposlenih.
Postopek dostave blaga z EBA Next
EBA Next ponuja več prednosti, če je vključen v proces dostave blaga. Te prednosti lahko racionalizirajo delovanje, izboljšajo učinkovitost in izboljšajo splošno uspešnost. V nadaljevanju je predstavljenih nekaj ključnih prednosti uporabe sistema EBA Next v procesu dostave blaga.
Hitrejša obdelava naročil
EBA Next lahko pospeši obdelavo naročil za dostavo in povezanih dokumentov ter tako skrajša čas, potreben za pripravo in odpremo blaga.
Sledenje v realnem času
EBA Next omogoča sledenje dokumentov, povezanih z dostavo, v realnem času, kar logističnim ekipam omogoča spremljanje napredka pošiljk in takojšnje ukrepanje, če se pojavijo kakršne koli težave.
Zmanjšanje količine papirjev
Sistem odpravlja potrebo po fizični dokumentaciji, kot so natisnjeni računi in potrdila o dostavi, kar zmanjšuje upravne stroške in tveganje izgube dokumentacije.
Hiter dostop do navodil za dostavo
Vozniki in skladiščno osebje lahko elektronsko dostopajo do navodil za dostavo in dokumentacije, kar jim zagotavlja, da imajo najnovejše informacije na dosegu roke.
Zmanjšanje napak
EBA Next zmanjšuje možnost napak v postopku dostave, kot so nepravilne pošiljke ali manjkajoči dokumenti, ki lahko povzročijo drage zamude in nezadovoljstvo strank.
Digitalni podpisi
Sistem lahko omogoča digitalne podpise za dokazilo o dostavi, kar je učinkovitejše in varnejše v primerjavi s tradicionalnimi lastnoročnimi podpisi.
Avtomatizirana obvestila
EBA Next lahko strankam samodejno pošilja obvestila o stanju njihovih pošiljk, kar povečuje preglednost in zadovoljstvo strank.
Učinkovito ravnanje z vračili
Ko je treba blago vrniti, lahko EBA Next poenostavi postopek z upravljanjem pooblastil za vračilo in dokumentiranjem poti vračanja.
Hramba dokumentov
Sistem lahko vzdržuje digitalni arhiv vseh dokumentov, povezanih z dostavo, za lažje sklicevanje, revizijo in skladnost.
Izboljšana storitev za stranke
Možnost hitrega dostopa do informacij, povezanih z dostavo, omogoča predstavnikom službe za pomoč strankam, da se učinkoviteje odzovejo na poizvedbe strank in tako izboljšajo njihovo izkušnjo.
Pri dostavi blaga sistem EBA Next optimizira celoten postopek, od oblikovanja naročila do potrdila o dostavi, in ponuja oprijemljive prednosti, kot so učinkovitost, natančnost in boljše storitve za stranke.
Finance in računovodstvo z EBA Next
EBA Next ponuja številne prednosti za finančne in računovodske oddelke, saj poenostavlja procese in izboljšuje upravljanje dokumentov. V nadaljevanju bom podrobneje opisal posamezne procese in dokumente v kontekstu financ in računovodstva ter prednosti, ki jih EBA Next zagotavlja za vsakega od njih:
Obdelava računov
- Učinkovito zajemanje računov: EBA Next omogoča samodejno zajemanje in shranjevanje računov, kar zmanjšuje ročno vnašanje podatkov in tveganje napak.
- Avtomatizacija delovnih tokov: Sistem avtomatizira delovni tok odobritve računov, kar skrajša čas obdelave in zagotavlja pravočasna plačila.
- Hitro iskanje dokumentov: Finančne ekipe lahko hitro dostopajo do računov za potrjevanje, revizijo in reševanje sporov.
Poročanje o izdatkih
- Brezpapirno upravljanje stroškov: EBA Next odpravlja potrebo po fizičnih potrdilih in poročilih o izdatkih ter olajšuje digitalno predložitev in sledenje izdatkom.
- Delovni tokovi odobritve: Avtomatizirani delovni tokovi odobritve zagotavljajo, da so poročila o izdatkih obdelana učinkovito in v skladu s pravili podjetja.
Finančni izkazi in poročila
- Nadzor različic: Sistem vzdržuje nadzor nad različicami računovodskih izkazov, kar zagotavlja, da pooblaščene zainteresirane strani delajo z najnovejšimi in odobrenimi različicami.
- Varno shranjevanje: EBA Next varno shranjuje pretekle računovodske izkaze in tako zagotavlja digitalni arhiv za revizijo, skladnost in zgodovinske reference.
Oblikovanje proračuna in napovedovanje
- Analiza podatkov: Sistem omogoča analizo preteklih finančnih podatkov, kar olajša natančno pripravo proračuna in napovedi.
- Sodelovanje: Finančne in računovodske ekipe lahko sodelujejo pri proračunskih predlogih in napovedih v sistemu DMS, kar zagotavlja skladnost in natančnost podatkov.
Dokumenti za obračun plač
- Zaupno shranjevanje dokumentov: EBA Next varno hrani dokumente o plačah ter tako zagotavlja zaupnost in celovitost občutljivih podatkov o zaposlenih.
- Revizijska skladnost: Sistem zagotavlja zanesljivo evidenco obdelave plač za namene skladnosti in revizije.
Pogodbe in sporazumi s prodajalci
- Upravljanje pogodb: EBA Next spremlja življenjske cikle pogodb s prodajalci in pomaga finančnim ekipam upoštevati pogodbene pogoje, podaljšanja in zahteve glede skladnosti.
- Opozorila in obvestila: Sistem lahko finančne ekipe vnaprej obvesti o mejnikih v pogodbah, kot so obnovitve ali prekinitve.
Davčni dokumenti
- Hramba dokumentov: EBA Next vzdržuje digitalni arhiv davčnih dokumentov, s čimer zagotavlja, da so ti takoj na voljo za davčne revizije in poročanje.
- Sledenje različicam: Sledi spremembam davčnih dokumentov, da se zagotovita natančnost in skladnost.
Bančna in finančna korespondenca
- Hiter dostop do izpiskov: EBA Next omogoča hiter dostop do bančnih izpiskov, finančne korespondence in poročil, kar je ključnega pomena za finančno analizo in usklajevanje.
- Šifriranje dokumentov: Sistem s šifriranjem in nadzorom dostopa povečuje varnost finančnih komunikacij.
Dokumenti za revizijo in skladnost
- Zagotavljanje skladnosti: EBA Next zagotavlja vzdrževanje in dostopnost revizijskih dokumentov in dokumentov o skladnosti, kar pripomore k skladnosti z zakonodajo.
- Varnost podatkov: Varnost: zanesljive varnostne funkcije ščitijo občutljive revizijske dokumente in dokumente o skladnosti pred nepooblaščenim dostopom.
Ustvarjanje poročil in analitika
- Analiza podatkov: EBA Next podpira analizo podatkov ter izdelavo finančnih poročil in analitike, kar finančnim ekipam pomaga pri sprejemanju informiranih odločitev.
Z uvedbo sistema EBA Next na področju financ in računovodstva lahko organizacije izboljšajo učinkovitost, zmanjšajo število napak, povečajo varnost dokumentov in izboljšajo skladnost. Te prednosti na koncu prispevajo k natančnejšemu finančnemu poročanju, boljšemu sprejemanju odločitev in prihranku stroškov.
Javna naročila z EBA Next
Učinkovita javna naročila so temelj uspešnega poslovanja. Vpliva na stroške, odnose z dobavitelji in splošno učinkovitost. EBA Next s centralizacijo dokumentov, avtomatizacijo in varnostnimi funkcijami ponuja poenostavljeno pot do odličnosti pri naročanju. Poenostavlja ravnanje z dokumenti, zagotavlja skladnost in izboljšuje sodelovanje z dobavitelji.
Naročilnice
- Učinkovito oblikovanje in odobritev: EBA Next avtomatizira ustvarjanje in potrjevanje naročilnic, s čimer zmanjša količino ročnega papirnega dela in pospeši postopek naročanja.
- Nadzor različic: Ohranja evidenco vseh različic naročilnic in zagotavlja, da se uporabljajo samo najnovejše in odobrene različice, kar zmanjšuje neskladja.
Računi
- Racionalizirana obdelava računov: EBA Next avtomatizira obdelavo računov, zmanjšuje tveganje napak in zagotavlja, da so računi plačani pravočasno.
- Hitro iskanje: Omogoča hitro pridobivanje računov za potrditev in plačilo, kar pripomore k ohranjanju pozitivnih odnosov s prodajalci.
Pogodbe in sporazumi
- Sledenje različicam: EBA Next sledi različicam pogodb in sporazumov ter tako zagotavlja, da stranke delajo z najaktualnejšimi pogoji.
- Upravljanje skladnosti: EBA EBA EBA zagotavlja skladnost s pogodbenimi pogoji in regulativnimi zahtevami ter tako zmanjšuje tveganje kršitev pogodb.
Ponudbe prodajalcev in ponudbe
- Sodelovanje s prodajalci: EBA Next omogoča varno komunikacijo s prodajalci za predložitev ponudb in ponudb, zaradi česar je postopek javnega naročanja bolj pregleden in konkurenčen.
- Hitro sprejemanje odločitev: Dostop do ponudb prodajalcev v realnem času omogoča hitrejše sprejemanje odločitev, kar vodi do stroškovno učinkovite izbire prodajalca.
Zahteve in zahtevki za nakup
- Proces odobritve: EBA Next avtomatizira proces odobritve zahtevkov za nabavo, kar zmanjšuje zamude in zagotavlja hitro obdelavo zahtevkov.
- Sledljivost dokumentov: Zagotavlja sledljivost zgodovine zahtevkov in zahtevkov za nakup, kar olajša revizije in podporo pri odločanju.
Dokumenti in potrdila dobavitelja
- Spremljanje skladnosti: EBA Next spremlja dokumente in potrdila dobaviteljev ter samodejno opozarja ekipe za javna naročila, ko dokumenti potečejo, in tako zagotavlja skladnost dobaviteljev.
Dokumenti za revizijo in skladnost
- Hramba dokumentov: EBA Next varno hrani revizijske dokumente in dokumente o skladnosti, tako da so na voljo za revizije, inšpekcijske preglede in regulativno poročanje.
- Varnost podatkov: Občutljive revizijske dokumente in dokumente o skladnosti varujejo pred nepooblaščenim dostopom.
Zgodovina nakupov in analitika
- Analiza podatkov: EBA Next omogoča analizo preteklih podatkov o naročilih, kar omogoča vpogled v strateško iskanje virov, pogajanja s prodajalci in strategije za zmanjšanje stroškov.
- Ustvarjanje poročil: Generira poročila o uspešnosti naročil, kar organizacijam pomaga pri sprejemanju odločitev, ki temeljijo na podatkih, in ocenjevanju uspešnosti naročil.
Uporaba EBA Next za te dokumente o javnih naročilih izboljšuje sledljivost dokumentov, nadzor različic, varnost in sodelovanje. Izboljša postopek javnega naročanja, zmanjša ročni napor in zagotovi, da so dokumenti takoj dostopni za zagotavljanje skladnosti, upravljanje dobaviteljev in strateško odločanje.
Postopek množičnega izdajanja računov v EBA Next
EBA Next ima pri uporabi za množično izdajanje računov več prednosti. Navajamo nekaj potencialnih prednosti:
Množično generiranje dokumentov
EBA Next omogoča samodejno izdelavo velikega števila računov hkrati. To je še posebej koristno za podjetja, ki morajo redno pošiljati veliko število računov.
Standardizacija predlog
Pri množičnem izdajanju računov je bistvenega pomena ohraniti dosledno blagovno znamko in oblikovanje vseh računov. EBA Next uveljavlja standardizirane predloge, ki zagotavljajo enoten videz vseh računov.
Integracija podatkov
Za podjetja, ki ustvarjajo veliko število računov, je bistvenega pomena, da se lahko DMS poveže z vašim računovodskim sistemom ali sistemom ERP ter pridobi ustrezne podatke za natančno in hitro izpolnjevanje računov. Preverite priključke EBA Next na tej povezavi.
Delovni tokovi odobritve serije
Namesto da bi vsak račun posebej usmerjali v odobritev, lahko v sistemu EBA Next nastavite delovne tokove za paketno odobritev. To pomeni, da lahko skupine računov pošljete v odobritev skupaj, kar prihrani čas in poenostavi postopek.
Načrtovana distribucija
Ročno pošiljanje velikega števila računov lahko povzroči zamude in napake. EBA Next lahko razporedi distribucijo računov in tako zagotovi, da se računi samodejno pošljejo pravim prejemnikom ob pravem času.
Avtomatizirani opomniki
Obvladovanje velikega števila računov pomeni tudi obvladovanje velikega števila plačilnih rokov. EBA Next lahko samodejno pošilja opomnike o plačilu in nadaljnje ukrepe ter tako zmanjša tveganje zamud pri plačilih.
Arhiviranje in iskanje dokumentov
Pri obsežnem izdajanju računov je centraliziran digitalni arhiv ključnega pomena. EBA Next zagotavlja učinkovito shranjevanje in iskanje računov, kar vam omogoča, da hitro poiščete pretekle račune za referenčne ali revizijske namene.
Analitika uspešnosti
EBA Next lahko ponudi vpogled v vaš postopek izdajanja računov in zagotovi podatke o času, ki je potreben za premikanje računov skozi sistem, o ozkih grlih pri odobritvi in drugih kazalnikih uspešnosti. Te informacije lahko uporabite za optimizacijo postopka.
Skalabilnost
Ko vaše podjetje raste in se količina računov povečuje, lahko EBA Next enostavno prilagodite večji delovni obremenitvi, ne da bi pri tem ogrozili učinkovitost.
Zmanjšano ročno posredovanje
EBA Next s funkcijami za avtomatizacijo zmanjšuje potrebo po ročnem posredovanju v postopku izdajanja računov. To je še posebej koristno pri obravnavi velikega števila računov, saj zmanjšuje tveganje napak in pospešuje obdelavo.
Skladnost s predpisi
Pri množičnem izdajanju računov je upoštevanje davčnih predpisov in zakonskih zahtev ključnega pomena. EBA Next lahko avtomatizira preverjanje skladnosti, s čimer zmanjša možnost napak in kazni.
Dostop do portala za stranke
Podjetjem, ki imajo veliko število ponavljajočih se strank, lahko EBA Next ponudi portal za stranke, kjer lahko stranke dostopajo do svojih računov, zgodovine plačil in podrobnosti o računu, kar zmanjšuje število poizvedb v službi za stranke.
Posebne funkcije EBA Next so namenjene izzivom, ki jih prinaša množično izdajanje računov, saj zagotavljajo natančnost, učinkovitost in pravočasno obdelavo velike količine računov.
Postopek odobritve računov v EBA Next
EBA Next ponuja več prednosti, če se uporablja za postopek odobritve računov v organizaciji. Tukaj je nekaj potencialnih prednosti:
Učinkovitost in prihranek časa
EBA Next poenostavi celoten postopek odobritve računov z avtomatizacijo različnih korakov, kot so zajemanje, usmerjanje in sledenje računov. S tem se zmanjša ročno vnašanje podatkov in odpravi potreba po fizičnem papirnem delu, kar vodi v krajši čas obdelave in manjše upravne stroške.
Centralizacija dokumentov
Vsi računi in povezani dokumenti so shranjeni v centraliziranem digitalnem arhivu. To omogoča enostaven in hiter dostop do računov od koder koli ter olajša sodelovanje med različnimi oddelki ali skupinami, vključenimi v postopek odobritve.
Avtomatiziran delovni tok
EBA Next lahko opredeli in avtomatizira celoten delovni tok odobritve računov. Računi se lahko na podlagi vnaprej opredeljenih pravil samodejno posredujejo ustreznim posameznikom ali oddelkom. S tem se zmanjša možnost napak, zamud ali napačnega usmerjanja.
Sledenje in spremljanje v realnem času
Z EBA Next lahko zainteresirane strani v realnem času spremljajo potek postopka odobritve računa. Ta preglednost omogoča boljši pregled nad stanjem vsakega računa in po potrebi omogoča pravočasno posredovanje.
Obvestila in opozorila
Sistem lahko pošilja samodejna obvestila in opozorila ustreznim strankam v različnih fazah postopka odobritve. To zagotavlja, da računi niso spregledani ali zamujeni, in pomaga preprečevati ozka grla.
Zmanjšanje stroškov papirja in skladiščenja
Ker je EBA Next digitalna rešitev, bistveno zmanjšuje potrebo po fizičnih papirnih dokumentih in prostoru za shranjevanje. To vodi do prihrankov pri stroških, povezanih z zalogami papirja, tiskanjem in fizičnim shranjevanjem.
Okrepljeno sodelovanje
EBA Next omogoča sodelovalno odločanje, saj pooblaščenim uporabnikom omogoča hkraten dostop do računov in njihov pregled. Komentarje, opombe in razprave je mogoče priložiti neposredno digitalnim dokumentom.
Analitika in poročanje
Sistem lahko ustvarja poročila in analitične podatke, povezane s postopkom odobritve računov. Ti podatki lahko pomagajo prepoznati področja za izboljšanje procesa, ozka grla in kazalnike uspešnosti.
Integracija z drugimi sistemi
EBA Next je pogosto mogoče povezati z drugimi podjetniškimi sistemi, kot so ERP (Enterprise Resource Planning) in računovodska programska oprema. Ta brezhibna integracija zagotavlja skladnost podatkov in zmanjšuje ročno vnašanje podatkov.
Skalabilnost
EBA Next lahko sprejme vedno večje količine računov in dokumentov, ko se organizacija širi. Zagotavlja prilagodljivost za obvladovanje povečanih delovnih obremenitev brez zmanjšanja učinkovitosti.
Revizija in skladnost
EBA Next za namene revizije ohranja jasno in podrobno sled vseh ukrepov, sprejetih v zvezi z računi. Ta revizijska sled je lahko dragocena za notranje in zunanje revizije.
Na splošno lahko uporaba sistema EBA Next za postopek odobritve računov poveča učinkovitost, zmanjša število napak, izboljša odgovornost in sodelovanje med zainteresiranimi stranmi, kar na koncu prispeva k bolj gladkemu in racionaliziranemu postopku finančnega upravljanja.
Vključitev OCR v postopek odobritve računa
Vključitev OCR (optičnega prepoznavanja znakov) in ujemanja predlog v prednosti uporabe EBA Next za odobritev računov lahko ponudi več prednosti, značilnih za postopek odobritve računov:
Avtomatizirano pridobivanje podatkov
EBA Next, opremljen s tehnologijo OCR, lahko iz računov samodejno pridobi ustrezne podatke, vključno z imeni prodajalcev, številkami računov, datumi in podrobnostmi postavk. S tem se odpravi ročno vnašanje podatkov, zmanjša število napak in pospeši postopek odobritve.
Izboljšanje natančnosti
OCR zagotavlja natančno pridobivanje podatkov s pretvorbo natisnjenega ali ročno napisanega besedila v strojno berljive znake. To znatno zmanjša tveganje napak pri ročnem vnosu podatkov in poveča natančnost podatkov.
Racionaliziran vnos podatkov
S programom EBA Next, ki podpira OCR, lahko podatke o računu hitro in natančno zajamete s preprostim skeniranjem ali prenosom računa. To poenostavi postopek vnosa podatkov za osebje, odgovorno za plačilo računov.
Ujemanje predlog za doslednost
EBA Next lahko uporabi algoritme za ujemanje predlog, da na podlagi vnaprej določenih predlog prepozna določene formate računov. To zagotavlja dosledno pridobivanje podatkov ne glede na razlike v postavitvi ali oblikovanju med računi različnih prodajalcev.
Učinkovito ekstrakcijo postavk
Ujemanje predlog v kombinaciji z OCR lahko natančno zajame podatke o postavkah na računih, tudi če so ti predstavljeni v različnih oblikah. To pospeši postopek vnosa podatkov za zapletene račune.
Zmanjšano ročno posredovanje
Tehnologije OCR in ujemanja predlog zmanjšujejo potrebo po ročnem posredovanju pri pridobivanju podatkov o računih, kar prihrani čas in zmanjša možnost človeških napak.
Hitro prilagajanje spremembam
Če se spremenijo postavitve ali oblike računov, je mogoče sistem EBA Next z usklajevanjem predlog posodobiti tako, da hitro prepozna nove predloge. Ta prilagodljivost zagotavlja stalno natančnost.
Izboljšan delovni postopek odobritve
Z avtomatizacijo pridobivanja podatkov s pomočjo OCR in ujemanja predlog EBA Next pospeši celoten delovni tok odobritve računov, od zajema podatkov do končne odobritve.
Izboljšano potrjevanje podatkov
Ujemanje predlog preverja prisotnost pričakovanih podatkovnih polj, kar zmanjšuje verjetnost manjkajočih ali nepopolnih informacij na računih.
Osredotočite se na ravnanje z izjemami
Z natančnim pridobivanjem podatkov se lahko računovodsko osebje bolj posveti obravnavi izjem in reševanju neskladij kot pa ročnemu vnosu in potrjevanju podatkov.
Izboljšana revizijska sled
OCR in ujemanje predlog prispevata k celoviti revizijski sledi, saj zagotavljata dosledno in natančno pridobivanje podatkov na vseh računih, kar zagotavlja skladnost in preglednost.
Skrajšani čas obdelave
Kombinirane prednosti OCR in ujemanja predlog omogočajo lažji vnos podatkov in odobritev, kar skrajša skupni čas, potreben za obdelavo računov.
Brezhibna integracija
EBA Next lahko brez težav integrira funkcije OCR in ujemanja predlog, kar zagotavlja enotno rešitev za celovito odobritev in obdelavo računov.
Natančnost podatkov za analitiko
Natančno pridobivanje podatkov podpira zanesljivo analitiko in poročanje v zvezi s postopkom odobritve računov, kar omogoča sprejemanje odločitev na podlagi podatkov.
Skalabilna rešitev
OCR in ujemanje predlog v sistemu EBA Next lahko obvladujeta naraščajočo količino računov, ne da bi pri tem ogrozila učinkovitost, kar zagotavlja razširljivost, ko se organizacija širi.
Z vključitvijo funkcij OCR in ujemanja predlog v sistem EBA Next za odobritev računov lahko optimizirate točnost podatkov, racionalizirate procese in zmanjšate ročni napor ter tako prispevate k učinkovitejšemu in uspešnejšemu finančnemu poslovanju v organizaciji.
Postopek sklenitve posojilne pogodbe v EBA Next
EBA Next ponuja več prednosti, če je vključen v postopek odobritve posojila. V nadaljevanju so predstavljene nekatere od prednosti, ki jih lahko zagotovi:
Hitrejša sestava dokumentov
V postopku odobritve posojila je treba od prosilcev zbrati različne dokumente, kot so izpiski dohodkov, davčne napovedi in osebni dokumenti. EBA Next prosilcem omogoča, da te dokumente naložijo neposredno v sistem, s čimer se skrajša čas in zmanjša napor, potreben za pripravo potrebnih dokumentov.
Avtomatizirano preverjanje dokumentov
EBA Next lahko uporabi tehnologijo optičnega prepoznavanja znakov (OCR) za samodejno pridobivanje in preverjanje ključnih informacij iz naloženih dokumentov. To poenostavi vnos podatkov in zmanjša tveganje ročnih napak.
Pregled sodelovanja
Posojilodajalci, zavarovalničarji in kreditni analitiki morajo pogosto sodelovati pri pregledovanju vlog za posojila in povezanih dokumentov. EBA Next omogoča sodelovanje v realnem času, saj več uporabnikom omogoča hkraten dostop do dokumentov in njihov pregled, tudi če so na različnih lokacijah.
Prilagojeni delovni tokovi
Vsaka vloga za posojilo lahko zahteva drugačen postopek odobritve glede na dejavnike, kot so vrsta posojila, kreditna sposobnost prosilca in znesek posojila. EBA Next omogoča opredelitev in avtomatizacijo teh delovnih tokov, kar zagotavlja, da ustrezno osebje pregleda prave dokumente v pravilnem vrstnem redu.
Sledenje kontrolnemu seznamu dokumentov
EBA Next lahko ustvari in upravlja kontrolne sezname dokumentov za različne vrste posojil. S tem je zagotovljeno, da so vsi potrebni dokumenti zbrani, preden se vloga premakne naprej, s čimer se zmanjša možnost zamud zaradi manjkajoče dokumentacije.
Spremljanje skladnosti
Postopek odobritve posojila mora biti skladen z različnimi regulativnimi in notranjimi standardi skladnosti. EBA Next lahko vodi evidenco dokumentov, povezanih s skladnostjo, in zagotavlja opozorila, kadar manjkajo določeni dokumenti ali koraki za zagotavljanje skladnosti.
Nadzor različic za sporazume
Med pogajanji se lahko pogodbe in pogoji posojila večkrat spremenijo. EBA Next spremlja različne različice pogodb in tako pomaga zagotoviti, da so v končne posojilne dokumente vključeni najnovejši in natančni pogoji.
Varna komunikacija
EBA Next omogoča varno komunikacijo med prosilci, posojilnimi uradniki in zavarovatelji. Prosilci lahko neposredno prek sistema predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila, s čimer se zmanjša potreba po elektronskih sporočilih in morebitnih varnostnih tveganjih.
Integrirano sprejemanje odločitev
EBA Next se lahko poveže s sistemi za podporo odločanju ali platformami za izdajanje posojil, tako da lahko posojilni referenti sprejemajo informirane odločitve na podlagi informacij, shranjenih v sistemu.
Elektronski podpisi
EBA Next lahko podpira elektronske podpise, kar prosilcem omogoča digitalno podpisovanje zahtevanih dokumentov. To pospeši postopek in odpravi potrebo po fizičnih podpisih in pošiljanju po pošti.
Poročanje in analitika
EBA Next lahko izdela poročila o stanju vlog za posojilo, o ozkih grlih v postopku odobritve in o povprečnem času, potrebnem za odobritev. Ti vpogledi lahko vodstvu pomagajo opredeliti področja za izboljšave.
S prilagajanjem prednosti sistema EBA Next posebnim potrebam postopka odobritve posojila lahko povečate učinkovitost, zmanjšate število napak, izboljšate sodelovanje in zagotovite skladnost s predpisi na vsakem koraku postopka.
Enostavnejše urejanje ISO skladnosti z EBA Next
EBA Next ponuja več posebnih prednosti, ko se uporablja za skladnost z ISO (Mednarodna organizacija za standardizacijo) in upravljanje. Standardi ISO zajemajo široko paleto panog in procesov, upravljanje skladnosti pa je lahko zapleteno. V nadaljevanju so predstavljene posebne prednosti uporabe programa EBA Next za zagotavljanje skladnosti s standardi ISO, pri čemer se osredotočamo na procese in vrste dokumentov:
Nadzor dokumentov
EBA Next zagotavlja strog nadzor dokumentov za skladnost s standardi ISO. Upravlja ustvarjanje, revizijo, odobritev in distribucijo dokumentov, povezanih z ISO, kot so priročniki kakovosti, postopki in delovna navodila. Vsakemu dokumentu je dodeljen edinstven identifikator, spremlja pa se njegova zgodovina.
Upravljanje sprememb
Sistem poenostavlja postopke upravljanja sprememb z avtomatizacijo pregledovanja in potrjevanja revizij dokumentov. Spremlja, kdo, kdaj in zakaj je opravil spremembe, kar je bistvenega pomena za celovitost dokumentacije ISO.
Hramba in arhiviranje dokumentov
Organ EBA Nadalje izvaja politike hrambe dokumentov in zagotavlja, da se dokumenti hranijo za zahtevana obdobja v skladu s standardi ISO. Prav tako lahko samodejno arhivira zastarele dokumente, kar poenostavi skladnost z upravljanjem življenjskega cikla dokumentov.
Elektronski podpisi
Za skladnost s standardi ISO imajo elektronski podpisi ključno vlogo pri potrjevanju dokumentov. EBA Next podpira digitalne podpise, kar povečuje celovitost dokumentov in zagotavlja, da lahko dokumente odobri le pooblaščeno osebje.
Kartiranje procesov in delovnih tokov
Skladnost s standardi ISO pogosto zahteva dokumentiranje poslovnih procesov. EBA Next organizacijam omogoča, da ustvarijo zemljevide procesov in delovne tokove, s čimer zagotovijo skladnost postopkov s standardi ISO in jasnost za zaposlene.
Priprava in podpora pri reviziji
Sistem pomaga pri pripravi revizije, saj revizorjem zagotavlja varen dostop do ustreznih dokumentov ISO. Pospešuje postopek presoje, saj presojevalcem omogoča pregledovanje dokumentov, sledenje spremembam in ocenjevanje skladnosti s standardi ISO.
Upravljanje CAPA
Korektivni in preventivni ukrepi (CAPA) so ključnega pomena za skladnost s standardom ISO. EBA Next pomaga organizacijam pri upravljanju CAPA z dokumentiranjem neskladnosti, ugotavljanjem temeljnih vzrokov in izvajanjem korektivnih ukrepov za preprečevanje ponovitve.
Ocenjevanje in zmanjševanje tveganj
Sistem olajša postopke ocenjevanja in zmanjševanja tveganj, saj organizacijam omogoča dokumentiranje in ocenjevanje morebitnih tveganj, dodeljevanje odgovornosti za zmanjševanje tveganj in spremljanje napredka prizadevanj za zmanjšanje tveganj.
Sledenje usposabljanju in certificiranju zaposlenih
EBA Next vodi evidenco o usposabljanju zaposlenih in certifikatih, povezanih s standardi ISO. Zagotavlja, da so zaposleni deležni potrebnega usposabljanja in da so na tekočem z zahtevami ISO.
Upravljanje dobaviteljev in prodajalcev
Sistem pomaga pri upravljanju dokumentacije dobaviteljev in prodajalcev, vključno s potrdili o skladnosti ISO. Zagotavlja, da so dobavitelji in prodajalci usklajeni s standardi ISO in izpolnjujejo zahteve glede kakovosti.
Posodobitve standardov ISO
EBA Next obvešča ustrezno osebje o posodobitvah standardov ISO, s čimer zagotavlja, da organizacije ostanejo skladne z najnovejšimi zahtevami in imajo načrt za izvajanje potrebnih sprememb.
Integracija skladnosti s predpisi
V panogah s posebnimi regulativnimi zahtevami je mogoče EBA Next povezati s sistemi za zagotavljanje skladnosti s predpisi, da se zagotovi skladnost s standardi ISO in lokalnimi predpisi.
Poročanje in analitika po meri
TSistem zagotavlja prilagojena orodja za poročanje in analitiko za spremljanje metrik skladnosti in ključnih kazalnikov uspešnosti. Organizacije lahko pripravijo poročila za ocenjevanje skladnosti z ISO in ugotavljanje področij za izboljšave.
EBA Next ponuja celovit nabor funkcij in orodij, ki posebej obravnavajo zapletene zahteve za skladnost s standardi ISO. Izboljšuje upravljanje dokumentov, nadzor sprememb, kartiranje procesov, ocenjevanje tveganja, CAPA in usposabljanje, kar na koncu olajša upoštevanje standardov ISO in poenostavi postopek presoje.
Uporaba programa EBA Next za skladnost s standardi ISO poenostavi upravljanje dokumentov in procesov, izboljša učinkovitost, izboljša varnost podatkov in podpira strogo skladnost s standardi ISO. Poenostavlja sposobnost organizacije, da vzdržuje standarde ISO, uspešno opravlja presoje in nenehno izboljšuje procese v skladu z mednarodnimi standardi kakovosti in varnosti.
Spremljanje proračuna z EBA Next
Aplikacija EBA Next za sledenje proračunu, zlasti za CAPEX (Capital Expenditures), je zmogljivo orodje, ki zagotavlja vpogled v finančne dodelitve in izdatke v realnem času. Proračunsko načrtovanje CAPEX vključuje dodeljevanje sredstev za pomembne, dolgoročne naložbe v sredstva ali projekte. Tukaj je opisano, kako lahko EBA Next pomaga pri sledenju proračunu CAPEX:
Dodelitev proračunskih sredstev
EBA Next organizacijam omogoča dodeljevanje proračunskih sredstev za projekte CAPEX. Te dodelitve je mogoče povezati z določenimi naročili ali projekti, kar zagotavlja, da so sredstva namenjena za predvideni namen.
Spremljanje v realnem času
Sistem omogoča spremljanje dodeljenih proračunskih sredstev v realnem času in prikazuje trenutno stanje dodeljenih sredstev. Uporabniki lahko hitro ocenijo, koliko proračunskih sredstev je še neporabljenih za vsak projekt CAPEX.
Integracija naročilnic
Dodelitev proračunskih sredstev je vezana na naročilnice, kar zagotavlja, da so sredstva dodeljena ob ustvarjanju naročilnic. To pomaga pri proaktivnem načrtovanju proračuna in preprečuje prekomerno porabo.
Revizije proračuna
Sistem EBA Next omogoča popravke proračuna zaradi spremenjenih okoliščin. Če se obseg ali stroški projekta CAPEX spremenijo, se lahko proračunska sredstva ustrezno prilagodijo. S tem je zagotovljeno, da proračunsko načrtovanje ostane prožno in prilagodljivo.
Spremljanje stroškov
Sistem razlikuje med dodeljenimi stroški (proračunska sredstva, ki so rezervirana, vendar še niso porabljena) in porabljenimi stroški (dejanski izdatki s prejetimi računi). Uporabniki lahko enostavno spremljajo porabo proračunskih sredstev.
Integracija računov
Ko prejmemo račune za stroške, povezane s CAPEX, lahko EBA Next samodejno posodobi aplikacijo za sledenje proračunu, da se v njej odražajo uporabljeni stroški. Ta integracija zagotavlja, da so finančni podatki vedno posodobljeni.
Opozorila o prekoračitvi proračuna
EBA Next lahko sproži opozorila, ko se stroški projekta CAPEX približajo dodeljenemu proračunu ali ga presežejo. To proaktivno obveščanje pomaga organizacijam pravočasno obravnavati prekoračitve proračuna.
Delovni tokovi odobritve
Sistem lahko uveljavi delovne tokove odobritve za izdatke CAPEX, kar zagotavlja, da so izdatki pregledani in odobreni, preden se odštejejo od dodeljenega proračuna. To pomaga ohranjati finančno disciplino.
Podrobno poročanje
EBA Next ustvarja podrobna poročila o dodelitvi proračunskih sredstev in izdatkih za vsak projekt CAPEX. Ta poročila nudijo celovit pregled nad finančnim stanjem in se lahko uporabljajo za finančno načrtovanje in sprejemanje odločitev.
Zgodovinski podatki
V sistemu so shranjeni pretekli podatki o dodeljenih proračunskih sredstvih, odhodkih in spremljanju stroškov. Ti podatki so neprecenljivi za analizo preteklih projektov CAPEX, ocenjevanje uspešnosti in informiranje o prihodnjih proračunskih odločitvah.
Podpora za skladnost in revizijo
Sistem zagotavlja revizijsko sled dodeljenih proračunskih sredstev in izdatkov, kar podpira finančno skladnost in revizijske zahteve. To zagotavlja, da so projekti CAPEX skladni s finančnimi predpisi in standardi.
Prilagajanje
EBA Next omogoča organizacijam, da prilagodijo aplikacijo za sledenje proračunu tako, da ustreza njihovim posebnim potrebam po pripravi proračuna CAPEX in poročanju. Ta prilagodljivost zagotavlja, da je sistem usklajen z edinstvenimi finančnimi procesi organizacije.
“Aplikacija za sledenje proračunu CAPEX v EBA Next ponuja organizacijam celovito rešitev za učinkovito in pregledno upravljanje kapitalskih izdatkov. Racionalizira dodeljevanje proračunskih sredstev, spremlja stroške v realnem času in zagotavlja podatke, potrebne za informirano odločanje, kar organizacijam na koncu pomaga doseči finančne cilje in hkrati ohraniti nadzor nad proračuni CAPEX.”
Opozorila - preden nam zmanjka sredstev:
Nastavitev praga
Uporabniki lahko za vsak projekt določijo posebne pragove ali omejitve. Na primer, če ima projekt proračun v višini 100.000 EUR, lahko uporabniki nastavijo opozorilni prag na 80.000 EUR, kar sproži opozorilo, ko stroški dosežejo ali presežejo to mejo.
Prilagodljiv časovni razpored
EBA Next uporabnikom omogoča, da prilagodijo, kdaj se sprožijo opozorila. Uporabniki lahko določijo čas opozorila, na primer, da prejmejo opozorilo, ko dodeljeni proračun doseže 80-odstotno izkoriščenost, 90-odstotno izkoriščenost ali katero koli drugo določeno točko.
Kanali za obveščanje
Opozorila je mogoče konfigurirati tako, da dosežejo določene prejemnike prek različnih kanalov obveščanja, vključno z e-pošto, sporočili SMS, obvestili v sistemu in obvestili v mobilni aplikaciji. To zagotavlja, da so prave zainteresirane strani nemudoma obveščene.
Izbira prejemnika
Uporabniki lahko določijo, kdo naj prejema opozorila. To so lahko vodje projektov, finančne ekipe ali katero koli ustrezno osebje, odgovorno za projekt CAPEX.
Postopki eskalacije
V primerih, ko so opozorilni pragovi preseženi in se ne ukrepa, se lahko opredelijo postopki eskalacije. Na primer, če opozorilno opozorilo ni potrjeno v določenem časovnem okviru, se lahko samodejno eskalira na višje vodstveno ali finančno osebje.
Prilagajanje:
Konfiguracija opozoril
Uporabniki lahko prilagodijo parametre za opozorilna opozorila, vključno z nastavljanjem vrednosti praga, časa obveščanja in seznamov prejemnikov. Ta prilagodljivost zagotavlja, da so opozorilna opozorila usklajena s toleranco organizacije do tveganja in procesi odločanja.
Uporabniške vloge in dovoljenja
Prilagajanje se razširi na vloge in dovoljenja uporabnikov. EBA Next omogoča skrbnikom, da določijo, kdo lahko nastavlja, spreminja ali prejema opozorila, in tako zagotovijo, da je za spremljanje proračuna odgovorno pravo osebje.
Prilagajanje uporabniškega vmesnika
Sistem ponuja možnosti prilagajanja vmesnika, kar organizacijam omogoča, da prilagodijo videz in postavitev aplikacije za sledenje proračunu CAPEX tako, da ustreza njihovi blagovni znamki in željam uporabnikov.
Prilagajanje poročanja in analitike
EBA Next omogoča poročanje po meri. Organizacije lahko oblikujejo poročila, ki se osredotočajo na določene ključne kazalnike uspešnosti spremljanja proračuna in metrike, ki so najpomembnejši za njihove projekte CAPEX.
Avtomatizacija delovnih tokov
Organizacije lahko prilagodijo delovne tokove, povezane s sledenjem proračunu in postopki odobritve. Prilagoditve delovnih tokov zagotavljajo, da so postopki dodeljevanja proračuna, odobritve in sledenja izdatkom usklajeni z organizacijskimi politikami.
Integracija in viri podatkov
EBA Next je mogoče prilagoditi za povezovanje z različnimi viri podatkov in finančnimi sistemi. To zagotavlja, da so finančni podatki ažurni, sledenje proračunu CAPEX pa temelji na natančnih informacijah v realnem času.
Predloge za opozarjanje in obveščanje
Uporabniki lahko ustvarijo predloge opozoril in obvestil po meri ter prilagodijo vsebino in obliko opozoril svojemu želenemu slogu komuniciranja.
Prilagajanje zgodovinskih podatkov
Sistem omogoča prilagajanje hrambe preteklih podatkov, kar zagotavlja, da je arhivirano sledenje proračunskim sredstvom CAPEX.
EBA Next kot upravitelj digitalnih sredstev
EBA Next ima pri uporabi za upravljanje digitalnih sredstev (DAM) več posebnih prednosti. Digitalna sredstva, kot so slike, videoposnetki, dokumenti in druge medijske datoteke, imajo ključno vlogo pri trženju, oblikovanju in ustvarjanju vsebine. Tukaj so prednosti uporabe programa EBA Next za DAM:
Centralizirano shranjevanje
EBA Next služi kot centralizirano skladišče za vsa digitalna sredstva, kar zagotavlja enostaven dostop in učinkovito upravljanje medijskih datotek. S tem se odpravi potreba po razpršenih lokacijah shranjevanja, s čimer se zmanjša tveganje izgube ali podvajanja sredstev.
Metapodatki in označevanje
EBA Next omogoča dodajanje metapodatkov in oznak digitalnim sredstvom. Ti metapodatki zagotavljajo podrobne informacije o vsakem sredstvu, kar olajša iskanje, razvrščanje in pridobivanje določenih datotek.
Nadzor različic
Sistem vzdržuje nadzor različic digitalnih sredstev in pomaga ekipam pri delu z najnovejšimi in odobrenimi različicami datotek. To je še posebej pomembno pri oblikovanju in ustvarjalnih procesih.
Sodelovanje pri vsebini
EBA Next podpira sodelovanje na področju digitalnih sredstev. Člani ekipe lahko dostopajo do sredstev in jih urejajo, kar zagotavlja skladnost različic in sodelovanje v realnem času, tudi z oddaljenimi ali porazdeljenimi ekipami.
Organizacija sredstev
Sistem DAM omogoča ustvarjanje map, kategorij in taksonomij za organizacijo digitalnih sredstev. Ta hierarhična struktura poenostavi upravljanje sredstev, saj omogoča enostavno iskanje in združevanje povezanih datotek.
Iskanje in pridobivanje
Napredne možnosti iskanja v sistemu EBA Next izboljšajo iskanje sredstev. Uporabniki lahko poiščejo določena sredstva na podlagi metapodatkov, ključnih besed, oznak ali drugih meril, kar prihrani čas in trud.
Predogled in sličice
EBA Next običajno zagotavlja funkcije sličic in predogleda, ki uporabnikom omogočajo hiter ogled sredstev, ne da bi jih odprli. To je še posebej uporabno pri pregledovanju in izbiranju medijskih datotek.
Upravljanje življenjskega cikla vsebine
Sistem lahko upravlja celoten življenjski cikel digitalnih sredstev, od ustvarjanja do arhiviranja ali brisanja. To zagotavlja ustrezno ravnanje z zastarelimi ali neuporabljenimi sredstvi.
Upravljanje pravic
EBA Next lahko spremlja in upravlja pravice uporabe, avtorske pravice in licence za digitalna sredstva ter tako pomaga organizacijam pri izpolnjevanju zakonskih in pogodbenih obveznosti.
Ustvarjanje različic in zgodovina
Ohranja se podrobna zgodovina sprememb digitalnih sredstev, kar olajša sledenje spremembam in po potrebi vračanje k prejšnjim različicam.
Varen dostop
Robustne varnostne funkcije v EBA Next ščitijo digitalna sredstva pred nepooblaščenim dostopom in zagotavljajo, da občutljive medijske datoteke ostanejo zaupne.
Skalabilnost
Sistem je mogoče razširiti in prilagoditi naraščajočemu obsegu digitalnih sredstev, kar podpira spreminjajoče se potrebe organizacije, ki ustvarja in upravlja več medijskih vsebin.
Arhiviranje in ohranjanje
Sistem lahko arhivira in ohranja zgodovinska ali redko uporabljena sredstva ter tako zmanjša nered v aktivnih delovnih prostorih, hkrati pa zagotavlja dolgoročno dostopnost za namene skladnosti in zgodovine.
Intuitivni uporabniški vmesnik
EBA Next pogosto zagotavlja uporabniku prijazen vmesnik, ki ustvarjalnim in ne-ustvarjalnim uporabnikom olajša navigacijo in interakcijo s sredstvi.
Odzivno oblikovanje za mobilni dostop
Platforme EBA Next pogosto ponujajo odzivno zasnovo, ki uporabnikom omogoča dostop do sredstev in njihovo upravljanje z mobilnih naprav, kar povečuje dostopnost in prilagodljivost.
Skladnost in revizija
EBA Next pomaga pri zagotavljanju skladnosti z regulativnimi in industrijskimi standardi, povezanimi z uporabo in upravljanjem digitalnih sredstev. Prav tako ohranja revizijsko sled za spremembe in uporabo sredstev.
Uporabniška pooblastila
Sistem omogoča skrbnikom, da določijo granularna uporabniška pooblastila in nadzorujejo, kdo lahko dostopa do digitalnih sredstev, jih ureja in prenaša, ter s tem varujejo njihovo celovitost.
Uporaba EBA Next za upravljanje digitalnih sredstev ne le optimizira organizacijo medijskih datotek, temveč tudi izboljšuje sodelovanje, kreativne delovne tokove in splošno učinkovitost pri ustvarjanju vsebine in trženju. Poenostavlja ravnanje z digitalnimi sredstvi in zagotavlja, da lahko ekipe hitro najdejo, uporabijo in distribuirajo prave medije za svoje potrebe.
Procesi vzdrževanja in servisiranja v EBA Naslednji
Sistem EBA Next ponuja posebne prednosti pri procesih vzdrževanja in servisiranja, zlasti v panogah, kjer sta upravljanje opreme in sredstev ključnega pomena. Te prednosti zajemajo vrste dokumentov in upravljanje dokumentov v okviru vzdrževanja in servisiranja.
Evidenca vzdrževanja opreme
EBA Next centralizira zapise o vzdrževanju opreme, vključno z zgodovino servisiranja, urniki vzdrževanja in priročniki za opremo. Ekipe vzdrževalcev lahko hitro dostopajo do teh informacij za načrtovane in priložnostne naloge vzdrževanja, kar zmanjšuje čas izpada in zagotavlja učinkovito servisiranje.
Upravljanje delovnih nalogov
Sistem poenostavlja upravljanje delovnih nalogov, saj ekipam za vzdrževanje omogoča elektronsko ustvarjanje, dodeljevanje in sledenje delovnim nalogom. Delovni nalogi vključujejo podrobnosti o nalogi, vključeni opremi, prednostni nalogi in odgovornem osebju. Ta avtomatizacija zmanjšuje količino papirjev, poenostavlja komunikacijo in zagotavlja pravočasno izvedbo nalog.
Dokumentacija o sredstvih
EBA Next vzdržuje zbirko dokumentacije o sredstvih, vključno z načrti, shemami in tehničnimi risbami. Ko morajo ekipe za vzdrževanje popraviti ali servisirati opremo, se lahko zlahka sklicujejo na te dokumente, kar izboljša natančnost in učinkovitost.
Postopki vzdrževanja in kontrolni seznami
Podrobne postopke vzdrževanja, kontrolne sezname in navodila za opravila je mogoče dokumentirati in shraniti v sistemu. Vzdrževalno osebje lahko dostopa do teh virov, da zagotovi izvajanje vzdrževalnih nalog v skladu z najboljšimi praksami, kar izboljša kakovost in doslednost vzdrževalnih del.
Priročniki za opremo
Priročniki za opremo, ki vključujejo navodila za uporabo, vzdrževanje in odpravljanje težav, so zlahka dostopni v sistemu EBA Next. To pomeni, da se lahko vzdrževalno osebje hitro sklicuje na priročnike za opremo, kar zmanjšuje potrebo po zunanji podpori in pospešuje naloge vzdrževanja.
Upravljanje zalog in delov
EBA Next pomaga upravljati zaloge vzdrževanja in evidence delov. Spremlja porabo delov, prage za ponovno naročanje in informacije o dobaviteljih. To zagotavlja, da imajo ekipe za vzdrževanje takoj na voljo potrebne dele, kar zmanjšuje čas izpada opreme zaradi nerazpoložljivosti delov.
Načrtovanje preventivnega vzdrževanja
Sistem avtomatizira načrtovanje preventivnega vzdrževanja, saj uporabnikom omogoča, da oblikujejo načrte vzdrževanja na podlagi uporabe opreme, priporočil proizvajalca ali najboljših industrijskih praks. Naloge preventivnega vzdrževanja so dodeljene in spremljane, kar zmanjšuje verjetnost nepričakovanih okvar.
Dokumentacija o skladnosti
EBA Next varno hrani dokumentacijo o skladnosti, kot so poročila o pregledih, certifikati in varnostni zapisi. To zagotavlja, da postopki vzdrževanja upoštevajo industrijske standarde in regulativne zahteve, ter zmanjšuje tveganje neskladnosti.
Dokumentacija dobavitelja in prodajalca
Vzdrževalne ekipe lahko dostopajo do dokumentacije dobaviteljev in prodajalcev prek sistema EBA Next. Te informacije so ključne za usklajevanje storitev in podpore, saj zagotavljajo, da so po potrebi vključeni pravi dobavitelji ali prodajalci.
Garancijske in servisne pogodbe
Sistem vodi evidenco garancij za opremo in servisnih pogodb. Ob okvari opreme lahko vzdrževalne ekipe hitro ugotovijo, ali je oprema krita z garancijo ali servisnimi pogodbami, kar pomaga prihraniti stroške popravil.
Zapisi o pregledih in revizijah
EBA Next varno hrani zapise o pregledih in revizijah, ki lahko vključujejo zapise o varnostnih pregledih, revizijah kakovosti in revizijah skladnosti. Ti zapisi so zlahka dostopni za preverjanje skladnosti ter notranje ali zunanje revizije.
Varnostni listi (SDS)
EBA Next upravlja varnostne liste (SDS) v panogah, ki ravnajo z nevarnimi snovmi. Ekipe vzdrževalcev lahko hitro dostopajo do varnostnih listov, da razumejo tveganja, povezana z določenimi snovmi, in zagotovijo varno ravnanje med vzdrževalnimi deli.
Orodja za poročanje in analitiko
EBA Next zagotavlja možnosti poročanja in analitike za procese vzdrževanja. Organizacije lahko analizirajo podatke o vzdrževanju, da ugotovijo trende, ocenijo uspešnost vzdrževalnih ekip in sprejmejo na podatkih temelječe odločitve za izboljšanje procesov.
Delovni tokovi po meri
Sistem organizacijam omogoča, da oblikujejo delovne tokove po meri za procese vzdrževanja in servisiranja. Delovne tokove je mogoče prilagoditi tako, da ustrezajo določenim vrstam opreme, postopkom vzdrževanja in standardom podjetja, kar zagotavlja doslednost in natančnost vzdrževalnih opravil.
Upravljanje življenjskega cikla sredstev
EBA Next podpira upravljanje celotnega življenjskega cikla sredstev, od nabave do odstranitve. To vključuje sledenje zgodovini sredstev, amortizacijo, dejavnosti vzdrževanja in načrtovanje izločitve ali zamenjave. Pomaga pri sprejemanju informiranih odločitev glede upravljanja sredstev.
Mobilni dostop in integracija storitev na terenu
Nekatere platforme EBA Next ponujajo mobilni dostop in integracijo z orodji za upravljanje storitev na terenu. Vzdrževalno in servisno osebje lahko na terenu dostopa do dokumentov, delovnih nalogov in urnikov, posodablja statuse nalog v realnem času in učinkovito upravlja naloge na terenu.
S sprejetjem sistema EBA Next za te dokumente javnih naročil se izboljšajo sledljivost dokumentov, nadzor različic, varnost in sodelovanje. Racionalizira postopek javnega naročanja, zmanjšuje ročni napor in zagotavlja, da so dokumenti lahko dostopni za zagotavljanje skladnosti, upravljanje dobaviteljev in strateško odločanje.
Upravljanje življenjskega cikla pogodb v EBA Next
EBA Next ponuja več prednosti, če se uporablja v življenjskem ciklu in postopku podpisovanja pogodb. Navajamo nekaj potencialnih prednosti:
Oblikovanje in pregled pogodb
EBA Next omogoča shranjevanje in ponovno uporabo predlog, kar pospešuje ustvarjanje pogodb. Pregledovalci lahko sodelujejo neposredno v sistemu in komentirajo določene klavzule ali dele, kar omogoča hitrejše popravke in odobritve.
Učinkovita pogajanja
Z nadzorom verzij in funkcijami sodelovanja v realnem času lahko pogajalske strani hkrati delajo na isti pogodbi, pregledujejo spremembe in posredujejo povratne informacije. To pospešuje pogajalske cikle in zmanjšuje zamude med pogajanji.
Avtomatizirani delovni tokovi odobritve
EBA Next omogoča nastavitev avtomatiziranih delovnih tokov odobritve. Ko pogodba napreduje skozi faze pregleda, jo lahko sistem posreduje ustreznim strankam v odobritev, kar zagotavlja strukturiran in pravočasen postopek odobritve.
Integracija elektronskih podpisov
EBA Next se lahko brez težav poveže s platformami za elektronski podpis. To strankam omogoča digitalno podpisovanje pogodb znotraj sistema, s čimer se odpravi potreba po fizičnih podpisih, pošiljanju in ročnem skeniranju.
Izboljšano sledenje skladnosti
Sistem lahko zagotovi skladnost tako, da zahteva posebne korake odobritve ali obvezne priloge. Revizorji lahko zlahka sledijo poti pogodbe in zagotovijo, da je bila sklenjena v skladu z zahtevanimi postopki.
Revizijska sled in odgovornost
EBA Next ohranja revizijsko sled vseh ukrepov, sprejetih v pogodbi, vključno s podatki o tem, kdo, kdaj in zakaj je opravil spremembe. Ta odgovornost povečuje preglednost in zmanjšuje število sporov glede pogodbenih pogojev.
Avtomatizirana obvestila in opomniki
Sistem lahko zainteresiranim stranem samodejno pošilja obvestila o nerešenih nalogah, potekajočih pogodbah ali zahtevanih ukrepih, kar zagotavlja, da so roki izpolnjeni in priložnosti niso zamujene.
Varen dostop in dovoljenja
EBA Next ponuja granularni nadzor dostopa, ki zagotavlja, da lahko do pogodbene dokumentacije dostopajo, jo urejajo ali odobrijo samo pooblaščene osebe. S tem se ohranjata celovitost in zaupnost dokumentov.
Repozitorij z možnostjo iskanja
Iskanje določenih pogodbenih določil, klavzul ali strank postane enostavno. Z zmogljivimi iskalnimi možnostmi EBA Next lahko hitro poiščete ustrezne pogodbene informacije, kar olajša sprejemanje odločitev na podlagi podatkov.
Manjše število napak
Z zmanjšanjem ročnega vnosa podatkov in odpravo potrebe po postopkih na papirju EBA Next zmanjšuje možnost napak v podrobnostih pogodbe ter zagotavlja točne in dosledne informacije.
Racionalizirano arhiviranje in iskanje
Zaključene pogodbe se samodejno arhivirajo, kar omogoča preprosto iskanje preteklih pogodb za sklicevanje, ponovna pogajanja ali revizije. To odpravlja potrebo po fizičnem prostoru za shranjevanje in ročnih sistemih arhiviranja.
Sledenje pogodbi v realnem času
V celotnem življenjskem ciklu pogodbe lahko zainteresirane strani dostopajo do sistema in vidijo trenutni status pogodbe, bodisi da čaka na pregled, odobritev ali podpis, kar izboljša preglednost in zmanjša ozka grla.