Skladnost s predpisi v EBA Next
Arhiviranje v sistemu EBA Next (sistem za upravljanje dokumentov) je namensko zasnovano tako, da je usklajeno s ključnimi predpisi, kar zagotavlja, da so prakse upravljanja podatkov v vaši organizaciji skladne in varne.
Tule je opisano, kako arhiviranje v sistemu EBA Next izpolnjuje zahteve GDPR, MoReq in zakona Sarbanes-Oxley:
GDPR
Arhiviranje v sistemu EBA Next je zasnovano tako, da spoštuje pravice posameznikov do zasebnosti in varstva podatkov, kot jih določa GDPR - Splošna uredba o varstvu podatkov. Osebni podatki, shranjeni v arhiviranih dokumentih, se upravljajo z največjo občutljivostjo. Roki hrambe so premišljeno pretehtani in zagotavljajo, da se podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno. Z upoštevanjem smernic GDPR vam EBA Next pomaga ohranjati skladnost in hkrati odgovorno upravljati osebne podatke v celotnem življenjskem ciklu.
MoReq
EBA Next je zasnovan tako, da se brez težav usklajuje z načeli, določenimi v MoReq - Vzorčnih zahtevah za upravljanje elektronskih zapisov. To pomeni, da se vaši arhivirani dokumenti upravljajo v skladu z najboljšimi industrijskimi praksami za upravljanje elektronskih zapisov. Skladnost z zahtevami MoReq zagotavlja, da lahko vaša organizacija zanesljivo vzdržuje in dostopa do zapisov na standardiziran in organiziran način, kar povečuje operativno učinkovitost.
Zakon Sarbanes-Oxley
Sistem EBA Next priznava pomen zakona Sarbanes-Oxley za finančno poročanje. Arhiviranje v našem sistemu pomaga organizacijam pri vzdrževanju natančnih evidenc, kot jih zahteva ta zakonodaja. Zakon zahteva ustrezno vodenje in hrambo finančnih podatkov. Z uporabo sistema EBA Next za arhiviranje ste lahko prepričani, da so vaši finančni zapisi varno shranjeni in dostopni za določena obdobja hrambe.
V okolju, kjer je skladnost z zakonodajo najpomembnejša, arhiviranje v sistemu EBA Next presega zgolj shranjevanje. Pomeni zavezanost k etičnemu upravljanju podatkov, operativni odličnosti in pravni skladnosti. EBA Next vam zagotavlja orodja za samozavestno krmarjenje po zapletenosti GDPR, MoReq, Sarbanes-Oxley in drugih predpisov, kar vam omogoča, da se osredotočite na svoje ključne cilje in hkrati veste, da so vaši arhivirani dokumenti dobro upravljani, varni in usklajeni z najvišjimi standardi.
EBA Next obsega sklop celovitih funkcij za upravljanje dokumentov, ki vključuje specializirano orodje, znano kot “elektronska mapa”. Ta inovativna funkcija je skrbno izdelana za izločanje in sestavljanje dokumentov iz obsežnih arhivov na podlagi posebnih vnaprej določenih meril. Te skrbno sestavljene elektronske mape najdejo svoje skladišče na prenosnih medijih, kot so DVD-ji ali diski USB. Osrednja točka te funkcionalnosti se vrti okoli izpolnjevanja zakonskih zahtev, zlasti v kontekstih, kot so davčne revizije in inšpekcijski pregledi, saj brez težav omogoča učinkovito iskanje dokumentov in celovito upravljanje skladnosti.
Pomembnost:
Pomen funkcionalnosti elektronske mape EBA Next se kaže v njeni zmožnosti, da okrepi skladnost z zakonodajo, poveča operativno učinkovitost in učinkovito ublaži skrita tveganja, povezana z neskladnostjo. Z avtomatizacijo natančnega zbiranja ustreznih dokumentov so organizacije pripravljene, da se optimalno pripravijo na revizije, inšpekcijske preglede in druge regulativne zahteve. Ta povečana pomembnost postane otipljiva, saj funkcija pospeši iskanje dokumentov, bistveno zmanjša možnost človeških napak in občutno poveča verodostojnost informacij, predloženih regulativnim organom.
Prednosti:
Funkcija elektronske mape programa EBA Next prinaša številne prednosti, ki poudarjajo njeno vrednost v organizacijskih okoljih:
Operativna učinkovitost
Z odpravo ročnega dela, potrebnega za pripravo dokumentov, funkcija spodbuja operativno učinkovitost, kar omogoča, da se človeški viri usmerijo v naloge z večjo dodano vrednostjo.
Natančnost
Avtomatizacija funkcije zmanjšuje verjetnost človeških napak pri sestavljanju dokumentov ter zagotavlja natančnost in zanesljivost informacij, predstavljenih med regulativnimi postopki.
Prenosljivost
Priročnost ustvarjanja strukturiranih elektronskih map na prenosnih medijih omogoča organizacijam, da se nemudoma in brez ovir odzovejo na zakonske zahteve, bodisi pri revizijah na daljavo bodisi pri pregledih na kraju samem.
Izkoriščanje prostora
Digitalni pristop EBA Next zmanjšuje potrebo po fizičnem prostoru za shranjevanje, ki ga sicer porabijo papirnati dokumenti, kar pomeni prihranek prostora in stroškov.
Skalabilnost
Ko se obseg dokumentov organizacije povečuje, prilagodljiva arhitektura EBA Next brez težav prilagodi rastočo podatkovno shrambo, pri tem pa ohranja zmogljivost in funkcionalnost sistema.
Če povzamemo, je funkcija elektronske mape EBA Next močan instrument za dobro upravljanje dokumentov, ki učinkovito varuje spoštovanje predpisov, zmanjšuje tveganja in optimizira splošno operativno uspešnost. Ta sposobnost organizacijam omogoča, da spretno zbirajo bistvene dokumente, potrebne za revizije in inšpekcijske preglede, kar se konča s spretno regulativno navigacijo in vrhunsko podlago za celostno upravljanje informacij.