Digitalna preobrazba

EBA Next vključuje napredne zmogljivosti za zajem dokumentov, ki lahko samodejno pridobivajo in indeksirajo informacije iz dokumentov. To odpravlja potrebo po ročnem vnosu podatkov, zmanjšuje število napak in pospešuje obdelavo dokumentov, zaradi česar je še posebej dragocena za panoge z velikim številom dokumentov, kot sta zavarovalništvo in logistika.

EBA Next lahko avtomatizira delovne tokove, ki temeljijo na dokumentih, in organizacijam omogoča, da določijo vnaprej določene postopke za odobritev, pregled in distribucijo dokumentov. Ta avtomatizacija zmanjšuje človeško posredovanje, zmanjšuje tveganje napak in pospešuje hitrost opravil, kot so obdelava računov, odobritve pogodb in preverjanje skladnosti.

EBA Next organizacijam pogosto omogoča, da za svoje dokumente ustvarijo taksonomije in klasifikacije po meri. To zagotavlja, da so dokumenti organizirani na logičen in dosleden način, kar uporabnikom olajša hitro iskanje potrebnega.

Sistem lahko sledi dostopu do dokumentov in njihovim spremembam, kar je ključnega pomena za skladnost s predpisi. Ustvarja revizijske sledi, ki prikazujejo, kdo je dostopal do dokumenta, kdaj je to storil in katere spremembe so bile opravljene. To je neprecenljivo za panoge s strogimi zahtevami glede skladnosti, kot sta zdravstvo in finance.

Iskalne možnosti sistema omogočajo natančno in hitro iskanje dokumentov. To je neprecenljivo za organizacije, ki se ukvarjajo z velikimi količinami dokumentov, kot so pravna podjetja, zdravstveni ponudniki ali vladne agencije. EBA Next izboljša zmožnost iskanja določenih informacij v nekaj sekundah, kar izboljša sprejemanje odločitev in odzivni čas.

EBA Next lahko upravlja celoten življenjski cikel dokumentov, od nastanka do arhiviranja ali uničenja. To zagotavlja, da organizacije hranijo dokumente za zahtevano obdobje in jih lahko po potrebi varno odstranijo, kar zmanjšuje tveganje kršitev podatkov in neskladnosti.

Vključevanje s platformami za elektronsko podpisovanje lahko poenostavi postopke podpisovanja in odobritve dokumentov. To je še posebej dragoceno za panoge, ki zahtevajo varne in pravno zavezujoče podpise dokumentov, kot so nepremičnine in pravne storitve.

EBA Next ponuja funkcije nadzora različic, ki zagotavljajo, da je pooblaščenim uporabnikom na voljo najnovejša različica dokumenta. Podpira tudi sodelovanje v realnem času, kjer lahko več uporabnikov hkrati dela na istem dokumentu. To povečuje produktivnost in odpravlja zmedo, povezano z upravljanjem več različic dokumentov.

EBA Next pogosto podpira več jezikov in naborov znakov, zato je primeren za globalne organizacije z večjezičnim osebjem in strankami.

V panogah, ki so osredotočene na stranke, kot sta maloprodaja in e-trgovina, se lahko EBA Next integrira s portali za stranke, kar strankam omogoča dostop do lastnih dokumentov, naročil in zgodovine transakcij ter njihovo upravljanje. Ta možnost samopostrežbe lahko poveča zadovoljstvo strank in zmanjša obremenitev ekip za podporo strankam.

EBA Next je dostopen prek mobilnih naprav, kar zaposlenim omogoča pridobivanje, urejanje in deljenje dokumentov na poti. To je še posebej koristno za zaposlene na terenu, prodajne ekipe ali druge strokovnjake, ki potrebujejo dostop do pomembnih dokumentov, medtem ko so oddaljeni od svojih delovnih miz.

EBA Next lahko ustvarja poročila in vpoglede na podlagi vzorcev uporabe dokumentov in dostopa. Organizacije lahko te podatke uporabijo za optimizacijo procesov upravljanja dokumentov, izboljšanje skladnosti ter sprejemanje podatkovno podprtih odločitev v zvezi z dodeljevanjem virov in izboljšavami delovnih tokov.

EBA Next lahko olajša sodelovanje z zunanjimi zainteresiranimi stranmi, kot so dobavitelji in prodajalci, saj zagotavlja varno izmenjavo dokumentov in komunikacijske kanale. To izboljša upravljanje dobavne verige in odnose s prodajalci.

Organizacije lahko s programom EBA Next digitalizirajo in upravljajo starejše papirne dokumente in zapise ter jih pretvorijo v digitalno obliko za lažji dostop in dolgoročno hrambo.

EBA Next se lahko pogosto integrira z drugo programsko opremo in sistemi, ki jih uporablja organizacija. Lahko se na primer integrira s sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM), programsko opremo za načrtovanje virov podjetja (ERP) in drugimi aplikacijami, kar zagotavlja nemoten pretok podatkov in zmanjšuje podatkovne silose.

Organizacije lahko DMS razširjajo glede na svoje spreminjajoče se potrebe. EBA Next pogosto zagotavlja možnosti prilagajanja, da se sistem prilagodi posebnim poslovnim zahtevam, vključno s potrebami po skladnosti, značilnimi za posamezno panogo.

EBA Next je zasnovan tako, da organizacijam pomaga izpolnjevati zakonske in regulativne zahteve, saj z rednimi posodobitvami in upoštevanjem najnovejših predpisov zagotavlja skladnost s standardi upravljanja dokumentov, varstva podatkov in zasebnosti."