Optimizacija stroškov

S prehodom z upravljanja dokumentov v papirni obliki na digitalne oblike odpade potreba po tiskanju, fizičnem shranjevanju in poštnini. To pomeni takojšnje prihranke pri stroških papirja, črnila, opreme za tiskanje in prostora za fizično shranjevanje. Poleg tega se zmanjšajo tekoči operativni stroški, povezani s papirnatimi dokumenti.

Za shranjevanje papirnih dokumentov je potreben fizični prostor za shranjevanje, ki je povezan s stroški najema, vzdrževanja in varovanja. EBA Next te stroške odpravlja, saj organizacijam omogoča digitalno shranjevanje dokumentov, s čimer se zmanjša ali celo odpravi potreba po fizičnih skladiščnih prostorih.

EBA Next avtomatizira delovne tokove dokumentov ter tako zmanjša čas in napor, ki sta potrebna za ročno obdelavo dokumentov. S tem se izboljša operativna učinkovitost, zaposleni pa se lahko osredotočijo na bolj strateške naloge. Zmanjšanje števila delovnih ur za obdelavo dokumentov prispeva k zmanjšanju stroškov.

Najpomembnejši vidik prihranka pri stroških sistema EBA Next je zmanjšanje obsega ročnega dela. Opravila, povezana z dokumenti, kot so vnos podatkov, razvrščanje, arhiviranje in iskanje, pogosto porabijo veliko časa zaposlenih. Z avtomatizacijo teh opravil v sistemu EBA Next lahko organizacije prihranijo znaten del stroškov dela. Obseg teh prihrankov se lahko zelo razlikuje glede na velikost in naravo organizacije. Na primer, organizacija z namensko ekipo, ki se ukvarja s papirnimi dokumenti, lahko bistveno zmanjša čas, potreben za ta opravila, kar privede do prihrankov stroškov, ki so enakovredni plačam več zaposlenih s polnim delovnim časom.

Z naprednimi možnostmi iskanja in priklica je mogoče digitalne dokumente najti in do njih dostopati veliko hitreje kot do fizičnih dokumentov. Zaposleni tako prihranijo čas in lahko izboljšajo storitve za stranke. Prihranjeni čas je prihranjen denar.

Pri ročnem vnosu podatkov in ravnanju s papirnimi dokumenti prihaja do napak. EBA Next lahko te napake zmanjša z avtomatizacijo, kar zagotavlja, da so drage napake, kot so napake pri vnosu podatkov v račune ali dokumentacijo o skladnosti, čim manjše.

EBA Next olajša upravljanje življenjskega cikla dokumentov, vključno z arhiviranjem in odstranjevanjem. To pomeni, da lahko organizacije varno odstranijo dokumente, ki jih ne potrebujejo več, s čimer zmanjšajo stroške shranjevanja in poenostavijo skladnost s politikami hrambe dokumentov.

Digitalno upravljanje dokumentov spodbuja boljše sodelovanje med ekipami, kar zmanjšuje potrebo po osebnih sestankih in potovanjih. S tem se prihranijo stroški, povezani s potnimi stroški, rezervacijami sejnih sob in povezanimi stroški.

S prehodom s fizičnih na digitalne dokumente se zmanjša potreba po pisarniškem materialu, kot so papir, črnilo, toner in arhivske omare, s čimer se zmanjšajo stroški.

EBA Next običajno vključuje funkcije skladnosti, kot so revizijske sledi in nadzor dostopa. S tem se lahko organizacije izognejo dragim kršitvam skladnosti in zmanjšajo stroške, povezane z revizijami, globami in pravnimi kaznimi.

EBA Next pogosto vključuje zanesljive zmogljivosti za obnovitev po nesreči. To lahko prepreči drage izpade in izgubo podatkov v primeru nesreče ter zagotovi neprekinjeno poslovanje.

Digitalno upravljanje dokumentov se zlahka širi z rastjo organizacije, ne da bi bila potrebna znatna fizična širitev. Ta razširljivost zmanjšuje stroške, povezane z namestitvijo večjega števila dokumentov in uporabnikov.

EBA Next lahko zagotovi podatke in vpogled v uporabo dokumentov, ozka grla v delovnem procesu in dodeljevanje virov. Organizacije lahko te vpoglede uporabijo za opredelitev področij za optimizacijo stroškov in izboljšanje delovanja.