Lastnosti EBA DMS

Zajem dokumentov v dokumentni sistem

V današnjem svetu dokumenti niso le papirnati, temveč jih dobivamo iz različnih virov.

Poleg papirnih dokumentov jih prejemamo tudi po elektronski pošti, iz drugih programskih aplikacij v organizaciji (npr. ERP, CRM, spletni brskalnik …).

Da bi zajeli vse možne situacije, dokumentni sistem EBA DMS podpira različne vire za zajem dokumentov.

Oglejte si ta videoposnetek za zajem dokumentov – skeniranje in elektronsko prejemanje:

Zajem z e-pošto

EBA DMS dokumentni sistem je mogoče povezati z e-poštnimi računi. Ta povezava nam omogoča samodejni zajem dokumentov v sistem za upravljanje dokumentov za nadaljnjo obdelavo.

Zajem z drugo programsko opremo

Ko je dokumentni sistem EBA DMS povezan s sistemom ERP ali katerim koli drugim, lahko samodejno zajame dokumente, ustvarjene v povezani programski opremi.

Zajem z EBA Printer

EBA Printer je pravzaprav virtualni tiskalnik, ki ga uporabniki vidijo v svojem operacijskem sistemu. Sprejema lahko izpise iz katere koli aplikacije.

EBA Printer pretvori vsak prejeti dokument v PDF in ga zajame v dokumentni sistem EBA DMS.

To nam daje možnost zajema dokumentov iz virov, ki niso integrirani v sistem EBA DMS. Ne da bi bilo treba dejansko natisniti tiskano kopijo dokumenta in jo nato skenirati samo zato, da bi jo zajeli v sistem DMS.

Oglejte si ta videoposnetek za zajem dokumentov – EBA Pritner:

Elektronska izmenjava dokumentov

Preprosta B2B, B2C in B2G izmenjava v EBA DMS

Elektronska izmenjava dokumentov je danes vse pomembnejša. Po eni strani organizacije, ki sprejemajo izmenjavo B2B, prispevajo k temu, da je svet bolj zelen in okolju prijazen, po drugi strani pa elektronska izmenjava dokumentov zmanjšuje ročno delo, odpravlja napake in zmanjšuje stroške poslovanja.

Dokumentni sistem EBA DMS ne podpira samo izmenjave podatkov EDI.
EBA DMS je nova generacija programske opreme za izmenjavo dokumentov B2B, ki strankam omogoča izmenjavo pravno veljavnih digitalno podpisanih dokumentov z vizualizacijo.

Pri pošiljanju e-računov ali katere koli druge vrste dokumentov EBA DMS digitalno podpiše PDF in podatke.

Pri prejemanju digitalno podpisanih e-računov EBA DMS preveri veljavnost digitalnega podpisa. Vse te funkcionalnosti so na voljo že v izhodišču.

Podprti protokoli izmenjave:

Pri prejemanju dokumentov dokumentni sistem EBA DMS podpira naslednje vgrajene protokole:

• IMAP – splošni standard za sprejemanje pošte
• MS Exchange – MS lastniški e-poštni standard za sprejemanje pošte
• AS2 – svetovni standard za izmenjavo B2B dokumentov

Poleg zgoraj naštetih kanalov sistem EBA DMS zagotavlja infrastrukturo na visoki ravni za razvoj vtičnikov izmenjevalnih protokolov po meri.

Tako lahko razvijalci zagotovijo podporo za druge protokole izmenjave.

Tukaj je seznam dodatnih vtičnikov za izmenjavo, ki jih ponujamo:

Za Slovenijo:

• BizBox
• UJP
• Protokol DBS
• Protokol ZBS

Za Hrvaško:

• FINA
• Moj e-Račun
• EDITEL
• REDOK
• OPTIMIT

Mednarodno:

• Exicte AS2

Različni podatkovni standardi in formati, ki jih podpira EBA DMS:

EBA DMS podpira naslednje podatkovne standarde/formate za izmenjavo podatkov:

• EDIFACT
• XML-EDIFACT
• Opentrans
• UBL 2.1
• Enostavni e-Slog
• e-Slog 2.0

Poleg zgoraj naštetih podatkovnih formatov dokumentni sistem EBA DMS zagotavlja infrastrukturo na visoki ravni za razvoj lastnih vtičnikov za razčlenjevanje/generiranje izmenjave B2B.

Integracijski API

Integracija z obstoječo programsko opremo

Pri načrtovanju dokumentnega sistema EBA DMS smo se osredotočili na integracijo z drugimi sistemi.

Vemo, da ima DMS sistem največjo moč, če ga je mogoče enostavno integrirati z drugimi sistemi (npr. ERP).

V podporo tej trditvi smo razvili zmogljiv in enostaven modul za povezljivost. Veliko število integriranih sistemov ERP in drugih sistemov dokazuje, da smo na pravi poti.

Sistem EBA DMS smo integrirali s številnimi lokalnimi ponudniki ERP in tudi z globalnimi sistemi ERP, kot so SAP, Navision in AX.

Integracija z drugimi sistemi odpravlja potrebo po ponovnem ročnem vnašanju informacij.

Vzemimo za primer postopek likvidacije prejetih računov:

Ko se dokument zajame v sistem EBA DMS prek skeniranja ali kanala B2B, so vsi potrebni podatki že vsebovani v dokumentih. Dokument se nato pošlje v postopek likvidacije. Običajno uporabniki, ki so odgovorni za preverjanje pravilnosti računa, zapišejo stroškovno mesto in znesek za vsako stroškovno mesto.

Ko se dokument zaključi, se vsi podatki iz sistema EBA DMS prenesejo v sistem ERP. S tem se odpravi kakršno koli ročno vnašanje podatkov za računovodsko osebje.

Modul povezljivosti EBA zagotavlja knjižnico SDK za integracije, ki temeljijo na tehnologiji Windows OLE. Razvijalcem zagotavlja bogat in enostaven za uporabo nabor razredov in funkcij za izdelavo integracij.

Generični spletni servisi – preprost API, ki temelji na SOAP in REST, za enostavno integracijo s spletnimi rešitvami ERP, CRM in drugimi rešitvami.

WebAPI – obsežen API, ki temelji na SOAP in REST, za kompleksno integracijo, kjer je potreben natančnejši nadzor. Za lažjo integracijo so na voljo tudi odjemalske knjižnice PHP in Javascript.

Razvojna orodja EBA DMS

Včasih je povezovanje DMS sistema z drugimi sistemi zaradi zaprtosti druge programske opreme povsem nemogoče.

Zato modula za povezljivost sistema EBA DMS ni mogoče uporabiti. Težavo smo predvideli in jo izkoristili z lastno razvojno platformo.

Razvojno okolje EBA omogoča razvijalcem programske opreme, da začnejo s sistemom EBA DMS in gradijo integracijo z drugimi sistemi.

Podprti ERP sistemi

Predloge

Številne organizacije že imajo pripravljene predloge, ustvarjene v enem od pisarniških paketov (MS Office ali LibreOffice).

Le v zelo organiziranih podjetjih se te predloge običajno nahajajo v skupnih mapah in so vedno ustrezno vzdrževane. Vendar to običajno ni tako. V resnici so predloge v številnih primerih razpršene po celotnem omrežju. Nekateri uporabniki izdelujejo svoje predloge, ki večinoma niso v skladu s smernicami podjetja. Vzdrževanje reda brez ustrezne rešitve, kot je dokumentni sistem, je težko.

Podpora predlogam dokumentov je zato ena od zelo pomembnih funkcij, ki jih zagotavlja dokumentni sistem EBA DMS.

Vse predloge so osrednje in jih je zelo enostavno vzdrževati. Sistem EBA DMS podpira sledenje različicam predlog in njihovo objavo. Do predlog lahko dostopa in jih ureja samo pooblaščeno osebje.

Sistem EBA DMS zagotavlja naraven in enostaven vmesnik za uporabo predlog in delo z njimi. Še posebej enostavno je ustvarjanje novih dokumentov na podlagi predlog.

Integracija z Microsoft Office in LibreOffice

Mnoge organizacije že imajo pripravljene predloge v enem od pisarniških paketov. Za EBA DMS je bilo samoumevno, da strankam zagotovi podporo in jim pomaga, da se enostavno preselijo na dokumentni sistem EBA DMS, ne da bi izgubile svoje prejšnje delo.

Oglejte si ta videoposnetek za zajem dokumentov – integracija s pisarniškim paketom Office in predlogami:

Elektronski obrazci

Včasih so organizacijske zahteve za predloge višje od vnaprej določenega videza in začetnega besedila.

Včasih potrebujemo bolj strukturirane predloge s polji, kot so datumi, številke, izbirna polja, poizvedbe v zbirki podatkov, večstolpčne tabele, polja za samodejno izpolnjevanje in samodejne vsote.

Vse to je na voljo v dokumentnem sistemu EBA DMS s pomočjo elektronskih predlog. Obrazce E-Forms je enostavno ustvariti, tesitirati in namestiti.

Napredno iskanje

Enostavno in zanesljivo iskanje dokumentov je ena najpomembnejših lastnosti sistema EBA DMS. Ko je dokument zajet v sistem EBA DMS, se za iskanje celotnega besedila uporabijo vse besede, ki jih vsebuje dokument.

Uporabniki lahko s pomočjo zavihkov opravijo več iskanj hkrati in operirajo s temi različnimi rezultati iskanja.

EBA DMS podpira tri načine iskanja dokumentov, ki so predstavljeni v nadaljevanju:

Iskanje po kriterijih

Iskanje po kriterijih nam omogoča iskanje dokumentov po njihovih lastnostih.

To nam na primer omogoča iskanje samo po računih, prejetih med 1. majem in 13. oktobrom, ki jih je poslal prodajalec Acme Ltd in je znesek računa večji od 1000,00 USD.

Iskanje po celotnem besedilu (FTS)

Iskanje po celotnem besedilu nam omogoča iskanje dokumentov po njihovi vsebini (besede, ki jih vsebuje dokument) in besede, ki jih vsebujejo dopisnice.

Velikokrat se ne spomnimo celotnih ali natančnih besed, zato sistem EBA DMS uporabnikom omogoča iskanje z vnosom samo delov besed.

Najnaprednejša funkcija iskanja v sistemu EBA DMS za iskanje po celotnem besedilu uporabnikom omogoča nejasno iskanje. Fuzzy iskanje uporabnikom omogoča, da dobijo rezultate, tudi če se besede v dokumentih ne ujemajo natančno z besedami, ki jih iščemo.

To je še posebej uporabno, kadar uporabnik napačno napiše besede ali še bolj uporabno, kadar besede, ki jih prebere OCR, niso pravilno prepoznane (OCR lahko včasih napačno prebere besede iz skeniranega dokumenta).

Kombinirano iskanje

Kombinirano iskanje nam omogoča iskanje dokumentov po merilih in po besedah, ki jih vsebujejo dokumenti.

Avtomatiziran delovni tok

Številni procesi v organizaciji so opredeljeni s pravili. Pri takšnih procesih pravila zelo natančno določajo, kdo, kaj in v kateri fazi podpiše ali potrdi določen dokument.

Dokumentni sistem EBA DMS nam omogoča, da obstoječa pravila organizacije vnesemo v sistem za upravljanje dokumentov. Ta pravila nam omogočajo avtomatizacijo celotnega procesa ali samo njegovih faz.

Z uporabo izpopolnjene podpore za potek dela vam sistem EBA DMS omogoča, da pospešite postopek. Ročno delo se močno zmanjša, saj ne potrebujemo kurirjev za prenos dokumentov iz oddelka v oddelek.

Ko je ena faza postopka končana, se dokument samodejno prenese v naslednjo fazo.

Časovna pravila in obvestila

Časovna pravila so mehanizem za avtomatizirano sledenje pretečenemu času za faze poslovnih procesov.

Uporabniki želimo, da sistem poskrbi za to, da nas obvesti, če nam zmanjka časa za dokončanje neke naloge ali če imamo v pisarni dokumente, ki čakajo na obdelavo.

Klasifikacija dokumentov

Dokumentni sistem EBA DMS je procesno usmerjen sistem za upravljanje dokumentov. Zato struktura dokumentacije v sistemu EBA DMS temelji na smeri dokumenta (vhodni, izhodni, notranji) in vrsti dokumenta (računi, naročila, dopisi, pogodbe …).

Včasih pa je potreben bolj hierarhičen pristop, pri katerem se dokumenti razvrščajo na druge načine kot po smeri in vrsti.

Za razvrščanje dokumentacije po meri je v sistemu EBA DMS na voljo modul za klasifikacijo.

Sistem EBA DMS omogoča hkratni obstoj več klasifikacij po meri. Različni oddelki imajo lahko posebne potrebe po razvrščanju dokumentacije. Prav tako ima lahko dokument več oznak za klasificiranje, kar pomeni, da je lahko razvrščen v več klasifikacij hkrati.

Primer takšne prilagojene strukture dokumentacije je razvrščanje dokumentov po projektih. Hierarhija projektov ima za vsak projekt zemljevid.

Mapa projekta vsebuje vso dokumentacijo, povezano s tem projektom, sama dokumentacija pa je lahko različnih vrst dokumentov (pogodbe, dopisi, priloge, računi, naročila …).

Vse te različne vrste dokumentov so zbrane na enem mestu.

Vlaganje in povezovanje dokumentov

Zagotavljanje popolne pokritosti procesa z dokumenti pomeni pokritost vseh njegovih podprocesov in dokumentov, ki so del teh procesov. To običajno pomeni, da več kot en dokument pokriva eno poslovno transakcijo.

Za primer vzemimo postopek nabave. Pri naročanju blaga na koncu nastanejo naslednji dokumenti: naročilo, dobavnica in račun, ki se povežejo med seboj in tako pustijo dokumentarno sled nakupa.

Dokumentni sistem EBA DMS zagotavlja vse funkcionalnosti, ki so potrebne, da je vezava dokumentacije čim bolj enostavna.

Enostaven za učenje in uporabniku prijazen

Nekdo je dejal: “Oblikovanje ni samo način delovanja, ampak tudi to, kako deluje!” To pomeni, da elegantni in lahko razumljivi sistemi aplikacij delujejo bolje kot zapleteni.

Dokumentnemu sistemu EBA DMS smo namenili posebno pozornost v smislu oblikovanja, uporabnosti in najboljših praks.

To uporabnikom omogoča hitro učenje in prilagajanje na aplikacijo ter s tem nižje stroške implementacije.

Organizacijam omogoča tudi bistveno manjši odpor zaposlenih pri uvajanju novega programskega sistema.