Lastnosti EBA DMS

Skeniranje dokumentov z OCR

Za dokumentni sistem EBA DMS smo razvili lasten OCR

Odprava papirnih dokumentov v procesih organizacije je ključnega pomena za vzpostavitev brezpapirnega podjetja. Zato sistem EBA DMS s svojimi lastnostmi postavlja skeniranje na začetek postopka ravnanja z dokumenti.

Prostor za skeniranje v sistemu EBA DMS je zasnovan za hitro in enostavno zajemanje in digitalizacijo dokumentov. Dokumente je mogoče skenirati v razsutem stanju, ločene s črtno kodo ali posebnim žigom na strani pesti, ki uporabnikom omogoča še hitrejše ločevanje dokumentov.

Postopek OCR (optično prepoznavanje znakov) se izvaja na vseh skeniranih dokumentih, kar uporabnikom pomaga na dva načina. Prvi je prepoznavanje dokumentov. Drugi način je izločanje vseh besed, ki jih vsebuje dokument, da se uporabnikom pozneje omogoči napredno iskanje.

Prepoznavanje dokumentov omogoča uporabnikom, da sistem EBA DMS naučijo prepoznavati strukturirane ali polstrukturirane dokumente partnerjev. To se imenuje ujemanje predlog. Sistem EBA DMS lahko samodejno zazna pošiljatelja, vrsto dokumenta in položaj podatkov, ki jih želimo izluščiti.

Na primer: sistem EBA DMS lahko naučimo, da samodejno prepozna račune različnih prodajalcev in pridobi podatke, kot so številka računa, datum izdelave, datum zapadlosti, skupni znesek računa, neto znesek računa, sklic na plačilo …

Oglejte si ta videoposnetek za prvo skeniranje dokumentov v sistem EBA DMS:

Skeniranje dokumentov z vso avtomatizacijo uporabnikom omogoča veliko hitrejšo obdelavo dokumentov in odpravo dvojnega vnosa podatkov. Vsi prepoznani/izpisani podatki iz dokumentov (npr. računov) se uporabljajo za samodejni prenos v druge programske sisteme (npr. sisteme ERP).

Več informacij najdete v razdelku Integracija.

Napredni OCR – raba umetne inteligence za boljšo razpoznavo

 

Razvili smo lastno OCR tehnologijo v skladu z najnovejšimi tehnologijami na tem področju:

Umetna inteligenca – EBA DMS OCR je narejen s pomočjo spoznanj in tehnologij na področju umetne inteligence.

Napredne nevronske mreže – EBA DMS OCR za prepoznavanje besedila uporablja najsodobnejše ugotovitve nevronskih mrež.

Strojno učenje – EBA DMS OCR uporablja algoritme strojnega učenja za prepoznavanje dokumentov (predlog) in za funkcionalnost, ki lahko prebere vrstične elemente iz dokumentov (npr. vrstične elemente računa).
Za izboljšanje prepoznavanja predlog in postavk uporabljamo tehnike okrepljenega učenja.

Kadar je branje vrstičnih postavk pomembno za nadzor (npr. nadzor cen in količine). Ta funkcija sistema EBA DMS nam prihrani veliko časa in odpravi številne napačne vnose v sistem ERP.

V spodnjem videoposnetku si oglejte zajemanje vrstičnih postavk v sistemu EBA DMS.

Zajem dokumentov v dokumentni sistem

 

V današnjem svetu dokumenti niso le papirnati, temveč jih dobivamo iz različnih virov.

Poleg papirnih dokumentov jih prejemamo tudi po elektronski pošti, iz drugih programskih aplikacij v organizaciji (npr. ERP, CRM, spletni brskalnik …).

Da bi zajeli vse možne situacije, dokumentni sistem EBA DMS podpira različne vire za zajem dokumentov.

Oglejte si ta videoposnetek za zajem dokumentov – skeniranje in elektronsko prejemanje:

Zajem z e-pošto

EBA DMS dokumentni sistem je mogoče povezati z e-poštnimi računi. Ta povezava nam omogoča samodejni zajem dokumentov v sistem za upravljanje dokumentov za nadaljnjo obdelavo.

Zajem z drugo programsko opremo

Ko je dokumentni sistem EBA DMS povezan s sistemom ERP ali katerim koli drugim, lahko samodejno zajame dokumente, ustvarjene v povezani programski opremi.

Zajem z EBA Printer

EBA Printer je pravzaprav virtualni tiskalnik, ki ga uporabniki vidijo v svojem operacijskem sistemu. Sprejema lahko izpise iz katere koli aplikacije.

EBA Printer pretvori vsak prejeti dokument v PDF in ga zajame v dokumentni sistem EBA DMS.

To nam daje možnost zajema dokumentov iz virov, ki niso integrirani v sistem EBA DMS. Ne da bi bilo treba dejansko natisniti tiskano kopijo dokumenta in jo nato skenirati samo zato, da bi jo zajeli v sistem DMS.

Oglejte si ta videoposnetek za zajem dokumentov – EBA Pritner:

Elektronska izmenjava dokumentov

Preprosta B2B, B2C in B2G izmenjava v EBA DMS

Elektronska izmenjava dokumentov je danes vse pomembnejša. Po eni strani organizacije, ki sprejemajo izmenjavo B2B, prispevajo k temu, da je svet bolj zelen in okolju prijazen, po drugi strani pa elektronska izmenjava dokumentov zmanjšuje ročno delo, odpravlja napake in zmanjšuje stroške poslovanja.

Dokumentni sistem EBA DMS ne podpira samo izmenjave podatkov EDI.
EBA DMS je nova generacija programske opreme za izmenjavo dokumentov B2B, ki strankam omogoča izmenjavo pravno veljavnih digitalno podpisanih dokumentov z vizualizacijo.

Pri pošiljanju e-računov ali katere koli druge vrste dokumentov EBA DMS digitalno podpiše PDF in podatke.

Pri prejemanju digitalno podpisanih e-računov EBA DMS preveri veljavnost digitalnega podpisa. Vse te funkcionalnosti so na voljo že v izhodišču.

Podprti protokoli izmenjave:

Pri prejemanju dokumentov dokumentni sistem EBA DMS podpira naslednje vgrajene protokole:

  • IMAP – splošni standard za sprejemanje pošte
  • MS Exchange – MS lastniški e-poštni standard za sprejemanje pošte
  • AS2 – svetovni standard za izmenjavo B2B dokumentov

Poleg zgoraj naštetih kanalov sistem EBA DMS zagotavlja infrastrukturo na visoki ravni za razvoj vtičnikov izmenjevalnih protokolov po meri.

Tako lahko razvijalci zagotovijo podporo za druge protokole izmenjave.

Tukaj je seznam dodatnih vtičnikov za izmenjavo, ki jih ponujamo:

Za Slovenijo:

  • BizBox
  • UJP
  • Protokol DBS
  • Protokol ZBS

Za Hrvaško:

  • FINA
  • Moj e-Račun
  • EDITEL
  • REDOK
  • OPTIMIT

Mednarodno:

  • Exicte AS2

Različni podatkovni standardi in formati, ki jih podpira EBA DMS:

EBA DMS podpira naslednje podatkovne standarde/formate za izmenjavo podatkov:

  • EDIFACT
  • XML-EDIFACT
  • Opentrans
  • UBL 2.1
  • Enostavni e-Slog
  • e-Slog 2.0

Poleg zgoraj naštetih podatkovnih formatov dokumentni sistem EBA DMS zagotavlja infrastrukturo na visoki ravni za razvoj lastnih vtičnikov za razčlenjevanje/generiranje izmenjave B2B.

Integracijski API

Integracija z obstoječo programsko opremo

Pri načrtovanju dokumentnega sistema EBA DMS smo se osredotočili na integracijo z drugimi sistemi.

Vemo, da ima DMS sistem največjo moč, če ga je mogoče enostavno integrirati z drugimi sistemi (npr. ERP).

V podporo tej trditvi smo razvili zmogljiv in enostaven modul za povezljivost. Veliko število integriranih sistemov ERP in drugih sistemov dokazuje, da smo na pravi poti.

Sistem EBA DMS smo integrirali s številnimi lokalnimi ponudniki ERP in tudi z globalnimi sistemi ERP, kot so SAP, Navision in AX.

Integracija z drugimi sistemi odpravlja potrebo po ponovnem ročnem vnašanju informacij.

Vzemimo za primer postopek likvidacije prejetih računov:

Ko se dokument zajame v sistem EBA DMS prek skeniranja ali kanala B2B, so vsi potrebni podatki že vsebovani v dokumentih. Dokument se nato pošlje v postopek likvidacije. Običajno uporabniki, ki so odgovorni za preverjanje pravilnosti računa, zapišejo stroškovno mesto in znesek za vsako stroškovno mesto.

Ko se dokument zaključi, se vsi podatki iz sistema EBA DMS prenesejo v sistem ERP. S tem se odpravi kakršno koli ročno vnašanje podatkov za računovodsko osebje.

Modul povezljivosti EBA zagotavlja knjižnico SDK za integracije, ki temeljijo na tehnologiji Windows OLE. Razvijalcem zagotavlja bogat in enostaven za uporabo nabor razredov in funkcij za izdelavo integracij.

Generični spletni servisi – preprost API, ki temelji na SOAP in REST, za enostavno integracijo s spletnimi rešitvami ERP, CRM in drugimi rešitvami.

WebAPI – obsežen API, ki temelji na SOAP in REST, za kompleksno integracijo, kjer je potreben natančnejši nadzor. Za lažjo integracijo so na voljo tudi odjemalske knjižnice PHP in Javascript.

Razvojna orodja EBA DMS

Včasih je povezovanje DMS sistema z drugimi sistemi zaradi zaprtosti druge programske opreme povsem nemogoče.

Zato modula za povezljivost sistema EBA DMS ni mogoče uporabiti. Težavo smo predvideli in jo izkoristili z lastno razvojno platformo.

Razvojno okolje EBA omogoča razvijalcem programske opreme, da začnejo s sistemom EBA DMS in gradijo integracijo z drugimi sistemi.

Podprti ERP sistemi
Mednarodni
  • Datalab Pantheon
  • Login LogINFO
  • Microsoft Dynamics AX
  • Microsoft Dynamics NAV
  • SAP
  • IN IN, IPSPlus
Slovenija
  • 3tav IS21
  • FRI ERP
  • Infohit Minerva
  • ZRC Zrcalo
  • MAOP MCR
  • ITS4P Mecen
  • MIT Orkester
  • Perftech Largo
  • Rokada Risp
  • Vasco (KPFW, FAW)
  • SAOP iCenter
  • Finesa ERP
  • eXact SQL
Hrvaška
  • ITI Computers Diventa
  • Irata Irata SQL
  • Login VIRGA CLOUD
  • Laser Line GLAS
  • Ris FAROS
  • Swam OPERA

Predloge

Številne organizacije že imajo pripravljene predloge, ustvarjene v enem od pisarniških paketov (MS Office ali LibreOffice).

Le v zelo organiziranih podjetjih se te predloge običajno nahajajo v skupnih mapah in so vedno ustrezno vzdrževane. Vendar to običajno ni tako. V resnici so predloge v številnih primerih razpršene po celotnem omrežju. Nekateri uporabniki izdelujejo svoje predloge, ki večinoma niso v skladu s smernicami podjetja. Vzdrževanje reda brez ustrezne rešitve, kot je dokumentni sistem, je težko.

Podpora predlogam dokumentov je zato ena od zelo pomembnih funkcij, ki jih zagotavlja dokumentni sistem EBA DMS.

Vse predloge so osrednje in jih je zelo enostavno vzdrževati. Sistem EBA DMS podpira sledenje različicam predlog in njihovo objavo. Do predlog lahko dostopa in jih ureja samo pooblaščeno osebje.

Sistem EBA DMS zagotavlja naraven in enostaven vmesnik za uporabo predlog in delo z njimi. Še posebej enostavno je ustvarjanje novih dokumentov na podlagi predlog.

Integracija z Microsoft Office in LibreOffice

Mnoge organizacije že imajo pripravljene predloge v enem od pisarniških paketov. Za EBA DMS je bilo samoumevno, da strankam zagotovi podporo in jim pomaga, da se enostavno preselijo na dokumentni sistem EBA DMS, ne da bi izgubile svoje prejšnje delo.

Oglejte si ta videoposnetek za zajem dokumentov – integracija s pisarniškim paketom Office in predlogami:

Elektronski obrazci

Včasih so organizacijske zahteve za predloge višje od vnaprej določenega videza in začetnega besedila.

Včasih potrebujemo bolj strukturirane predloge s polji, kot so datumi, številke, izbirna polja, poizvedbe v zbirki podatkov, večstolpčne tabele, polja za samodejno izpolnjevanje in samodejne vsote.

Vse to je na voljo v dokumentnem sistemu EBA DMS s pomočjo elektronskih predlog. Obrazce E-Forms je enostavno ustvariti, tesitirati in namestiti.

Avtomatiziran delovni tok

Številni procesi v organizaciji so opredeljeni s pravili. Pri takšnih procesih pravila zelo natančno določajo, kdo, kaj in v kateri fazi podpiše ali potrdi določen dokument.

Dokumentni sistem EBA DMS nam omogoča, da obstoječa pravila organizacije vnesemo v sistem za upravljanje dokumentov. Ta pravila nam omogočajo avtomatizacijo celotnega procesa ali samo njegovih faz.

Z uporabo izpopolnjene podpore za potek dela vam sistem EBA DMS omogoča, da pospešite postopek. Ročno delo se močno zmanjša, saj ne potrebujemo kurirjev za prenos dokumentov iz oddelka v oddelek.

Ko je ena faza postopka končana, se dokument samodejno prenese v naslednjo fazo.

Časovna pravila in obvestila

Časovna pravila so mehanizem za avtomatizirano sledenje pretečenemu času za faze poslovnih procesov.

Uporabniki želimo, da sistem poskrbi za to, da nas obvesti, če nam zmanjka časa za dokončanje neke naloge ali če imamo v pisarni dokumente, ki čakajo na obdelavo.

Klasifikacija dokumentov

Dokumentni sistem EBA DMS je procesno usmerjen sistem za upravljanje dokumentov. Zato struktura dokumentacije v sistemu EBA DMS temelji na smeri dokumenta (vhodni, izhodni, notranji) in vrsti dokumenta (računi, naročila, dopisi, pogodbe …).

Včasih pa je potreben bolj hierarhičen pristop, pri katerem se dokumenti razvrščajo na druge načine kot po smeri in vrsti.

Za razvrščanje dokumentacije po meri je v sistemu EBA DMS na voljo modul za klasifikacijo.

Sistem EBA DMS omogoča hkratni obstoj več klasifikacij po meri. Različni oddelki imajo lahko posebne potrebe po razvrščanju dokumentacije. Prav tako ima lahko dokument več oznak za klasificiranje, kar pomeni, da je lahko razvrščen v več klasifikacij hkrati.

Primer takšne prilagojene strukture dokumentacije je razvrščanje dokumentov po projektih. Hierarhija projektov ima za vsak projekt zemljevid.

Mapa projekta vsebuje vso dokumentacijo, povezano s tem projektom, sama dokumentacija pa je lahko različnih vrst dokumentov (pogodbe, dopisi, priloge, računi, naročila …).

Vse te različne vrste dokumentov so zbrane na enem mestu.

Vlaganje in povezovanje dokumentov

Zagotavljanje popolne pokritosti procesa z dokumenti pomeni pokritost vseh njegovih podprocesov in dokumentov, ki so del teh procesov. To običajno pomeni, da več kot en dokument pokriva eno poslovno transakcijo.

Za primer vzemimo postopek nabave. Pri naročanju blaga na koncu nastanejo naslednji dokumenti: naročilo, dobavnica in račun, ki se povežejo med seboj in tako pustijo dokumentarno sled nakupa.

Dokumentni sistem EBA DMS zagotavlja vse funkcionalnosti, ki so potrebne, da je vezava dokumentacije čim bolj enostavna.

Enostaven za učenje in uporabniku prijazen

Nekdo je dejal: “Oblikovanje ni samo način delovanja, ampak tudi to, kako deluje!” To pomeni, da elegantni in lahko razumljivi sistemi aplikacij delujejo bolje kot zapleteni.

Dokumentnemu sistemu EBA DMS smo namenili posebno pozornost v smislu oblikovanja, uporabnosti in najboljših praks.

To uporabnikom omogoča hitro učenje in prilagajanje na aplikacijo ter s tem nižje stroške implementacije.

Organizacijam omogoča tudi bistveno manjši odpor zaposlenih pri uvajanju novega programskega sistema.

Razvojna orodja

Širjenje in prilagajanje EBA DMS sistema

Noben izdelek ne more zagotavljati funkcionalnosti, ki bi bile na voljo že v osnovi in bi zadovoljile vse potrebe strank. Prav tako ni smiselno v izdelek vgraditi vseh možnih funkcij. Tak izdelek ne more biti enostaven za uporabo, še težje pa ga je vzdrževati.

Zato je sistem EBA DMS zasnovan kot ogrodje. Razvijalci programske opreme lahko razvijajo lastne module, vtičnike in razširitve po meri, ki so prilagojeni potrebam strank.

EBA DMS zagotavlja ogrodje in razvojno okolje, ki temelji na javascriptu.

Orodje EBA Developer je popolnoma opremljen IDE z orodjem za dokončanje kode, razhroščevalnikom, označevanjem sintakse in orodjem za uvajanje. Okvir EBA Javascript zagotavlja bogat nabor razredov in funkcij za razvoj rešitev po meri.

Razvojno okolje EBA omogoča uporabnikom, da razvijejo celotne rešitve kot module v sistemu EBA DMS.

Infrastruktura za izmenjavo dokumentov omogoča razvijalcem hitro ustvarjanje in uvajanje lastnih protokolov, razčlenjevalnikov ali generatorskih vtičnikov za izmenjavo dokumentov.

Za pridobitev popolnoma funkcionalne rešitve je treba izvesti le nekaj standardiziranih funkcijskih klicev.

Upravljanje digitalnih sredstev

Hranite svoja digitalna sredstva v EBA DMS sistemu.

Fotografije in slike shranjujte v sistemu EBA DMS. Indeksirajte jih po poljubnih meta podatkih in dodelite dostop do sredstev skupinam uporabnikov.

Dokumentni sistem podpira MS SQL FILESTREAM za optimalno hrambo podatkov na SQL strežniku.