EBA DMS značajke

Snimanje dokumenata

U današnje vrijeme dokumenti dolaze iz mnogih izvora, ne samo papirnatih.

Osim papirnatih dokumenata, primamo dokumente i putem e-pošte, putem drugih softverskih aplikacija u organizaciji (npr. ERP, CRM, internetski preglednik …).

Kako bismo pokrili sve moguće situacije, sustav EBA DMS podržava različite izvore za prijenos dokumenata.

Pogledajte ovaj video za snimanje dokumenata – skeniranje i elektroničko primanje:

• Snimanje iz e-pošte

 Sustav EBA DMS može se povezati s računima e-pošte. To povezivanje omogućuje da automatski prenesemo dokumente u sustav za upravljanje dokumentima u svrhu daljnje obrade.

•  Snimanje iz ostalih programa

Kada je sustav EBA DMS povezan s ERP sustavom ili bilo kojim drugim, može automatski prenijeti dokumente kreirane u povezanom programu.

•  Snimanje s pisačem sustava EBA

 Pisač EBA zapravo je virtualni pisač koji korisnik vidi u svom operacijskom sustavu. Može primati ispise iz bilo koje aplikacije.

Pisač EBA pretvara bilo koji primljeni dokument u PDF te prenosi dokument u sustav EBA DMS.

To omogućuje prijenos dokumenata iz izvora koji nisu integrirani sa sustavom EBA DMS. To se odvija bez potrebe za ispisom i naknadnim skeniranjem dokumenta kako bi se on prenio u sustav DMS.

Pogledajte ovaj video za snimanje dokumenata – Pisač sustava EBA:

B2B razmjena dokumenata

Danas je sve važnija elektronička razmjena dokumenata. S jedne strane, organizacija usvajanjem B2B razmjene pomaže učiniti svijet zelenijim i ekološki osvještenijim mjestom. S druge strane, elektronička razmjena dokumenata smanjuje fizički rad, otklanja pogreške i smanjuje operativne troškove.

Sustav EBA DMS ne podržava samo elektroničku razmjenu podataka (EDI). Sustav EBA DMS nova je generacija programa za B2B razmjenu dokumenata koji korisnicima omogućuje razmjenu pravno valjanih digitalno potpisanih dokumenata s vizualizacijom.

Prilikom slanja e-računa ili bilo koje druge vrste dokumenata, sustav EBA DMS digitalno potpisuje PDF i podatke.

Prilikom primanja digitalno potpisanog e-računa sustav EBA DMS provjerava valjanost digitalnog potpisa. Sve te funkcije dostupne su odmah nakon instalacije.

Podržani protokoli razmjene

Prilikom primanja dokumenata sustav EBA DMS podržava sljedeće ugrađene B2B protokole:

• IMAP – opći standard za primanje e-poruka
• MS Exchange – standard tvrtke MS za primanje e-poruka
• AS2 – svjetski standard za B2B razmjenu

 Osim gore navedenih kanala, sustav EBA DMS osigurava infrastrukturu visoke razine za razvoj prilagođenih B2B dodataka za protokol razmjene.

Na taj način razvojni programeri mogu pružiti podršku za druge protokole razmjene.

Ovdje je popis dodataka za B2B razmjenu dokumenata koje pružamo:

Za Sloveniju:

• BizBox
• UJP
• Protokol DBS
• Protokol ZBS

Za Hrvatsku:

• FINA
• Moj e-Račun
• EDITEL
• REDOK
• OPTIMIT

Podržani formati razmjene

Različiti standardi podataka i formati koje podržava sustav EBA DMS.

Sustav EBA DMS podržava sljedeće standarde podataka/formata za razmjenu podataka:

• EDIFACT
• XML-EDIFACT
• Opentrans
• UBL 2.1
• Jednostavni e-Slog
• e-Slog 2.0

Osim gore navedenih formata podataka, sustav EBA DMS osigurava infrastrukturu visoke razine za razvoj prilagođenih B2B dodataka za analizu/prikupljanje podataka za razmjenu.

API sustav za integraciju

Integracija s ostalim programskim sustavima

Prilikom osmišljavanja sustava EBA DMS snažno smo se usredotočili na integraciju s ostalim programskim sustavima.

Znamo da je najveća snaga sustava DMS mogućnost da ga se lako može integrirati s drugim sustavima (npr. ERP-om).

Kako bismo podržali tu tvrdnju, razvili smo modul za povezivanje koji je snažan i jednostavan za uporabu. Velik broj integriranih sustava ERP i ostalih sustava dokazuje da smo na pravom putu.

Integrirali smo sustav EBA DMS s mnogim lokalnim distributerima sustava ERP te s globalnim sustavima ERP kao što su SAP, Navision i AX.

Integracija s drugim sustavima eliminira potrebu za ponovnim ručnim unosom podataka.

Uzmimo na primjer postupak likvidacije primljenog računa:

Kada se dokument prenosi u sustav EBA DMS skeniranjem ili putem B2B kanala, svi potrebni podaci već su sadržani u dokumentima. Dokument se zatim šalje na postupak likvidacije. Obično korisnici odgovorni za provjeru ispravnosti računa unose mjesto troška i iznos za svako mjesto troška.

Kada se dokument odobri, svi se podaci prenose iz sustava EBA DMS u ERP sustav. Time se eliminira ručni unos od strane računovodstvenog osoblja.

Modul za povezivanje EBA DMS

Modul za povezivanje EBA DMS osigurava knjižnicu SDK za integraciju temeljenu na tehnologiji Windows OLE. Razvojnim programerima pruža širok skup jednostavnih klasa i funkcija za izgradnju integracije.

Generičke internetske usluge – jednostavan API sustav s protokolima SOAP i REST za jednostavnu integraciju s internetskim sustavima ERP, CRM i drugim rješenjima.

WebAPI – sveobuhvatni API sustav s protokolima SOAP i REST za složenu integraciju gdje je potrebna znatno bolja kontrola. Klijentske knjižnice sustava PHP i Javascript također su dostupne za lakšu integraciju.

Razvojno okruženje EBA

Ponekad je povezivanje DMS sustava s drugim sustavima nemoguće zbog zatvorene prirode drugog programa.

Tada se modul za povezivanje EBA DMS ne može upotrebljavati. Predvidjeli smo problem i na njega utjecali vlastitom razvojnom platformom.

Razvojno okruženje EBA omogućuje razvojnim programerima da krenu od sustava EBA DMS i grade integraciju prema drugim sustavima.

Predlošci

Mnoge organizacije imaju već pripremljene predloške kreirane u nekom od alata paketa Office (MS Office ili LibreOffice).

Samo u vrlo organiziranim tvrtkama takvi predlošci se obično nalaze u zajedničkim mapama i uvijek su dobro održavani.

No, to obično nije slučaj. U stvarnosti, predlošci su u mnogim slučajevima razasuti po mreži. Neki korisnici stvaraju vlastite predloške, koji najčešće nisu u skladu sa smjernicama tvrtke.

Održavanje reda bez odgovarajućeg rješenja kao što je DMS sustav, teško se ostvaruje.

Podrška za predloške dokumenata jedna je od vrlo važnih značajki koju ima sustav EBA DMS.

Svi su predlošci centralizirani i vrlo jednostavni za održavanje. Sustav EBA DMS podržava praćenje verzije kao i objavljivanje predložaka. Samo ovlašteno osoblje može pristupiti predlošcima i uređivati ih.

Sustav EBA DMS osigurava prirodno i jednostavno sučelje za uporabu predložaka i rad s njima. Izrada novih dokumenata na temelju predložaka iznimno je jednostavna.

Integracija programa MS Office i LibreOffice

Mnoge organizacije imaju već pripremljene predloške kreirane u nekom od alata paketa Office. Bilo je prirodno da sustav EBA DMS pruži podršku i pomogne klijentima provesti jednostavnu migraciju na sustav EBA DMS, a da ne izgube sve što su dotada napravili.

Pogledajte ovaj video za snimanje dokumenata – Integracija origrama Office i predlošci:

E-obrasci

Ponekad organizacijski zahtjevi za predloške zahtijevaju više od predodređenog izgleda i početnog teksta.

Potrebno je više strukturiranih predložaka s poljima kao što su datumi, numerička polja, kombinirana polja, upiti za baze podataka, tablice s više stupaca, polja za automatsko ispunjavanje i automatsko zbrajanje.

Sve to je omogućeno u EBA DMS e-obrascima. E-obrasci jednostavno se kreiraju, testiraju i implementiraju.

Napredno pretraživanje

Jednostavno i pouzdano pretraživanje dokumenata jedno je od glavnih obilježja sustava EBA DMS. Kada je dokument prenesen u sustav EBA DMS, sve riječi sadržane u dokumentu upotrebljavaju se za puno pretraživanje teksta.

Korisnici mogu upotrebljavati kartice za obavljanje više pretraživanja istovremeno i raditi s tim različitim rezultatima pretraživanja.

Sustav EBA DMS podržava tri načina pretraživanja dokumenata koji su prikazani u nastavku.

Pretraživanje na temelju kriterija

Pretraživanje na temelju kriterija omogućuje nam da pretražujemo dokumente prema njihovim obilježjima.

To nam primjerice omogućuje pretraživanje računa primljenih isključivo između 1. svibnja i 13. listopada, poslanih od strane dobavljača tvrtke Acme Ltd, s iznosima većima od 1.000,00 USD.

Puno pretraživanje teksta

Puno pretraživanje teksta omogućuje da pretražujemo dokument prema njegovom sadržaju (riječima sadržanim u dokumentu) i riječima na post-it bilješkama.

Često se ne sjećamo cijele ili točne riječi, pa sustav EBA DMS omogućuje korisnicima pretraživanje unosom samo dijelova riječi.

Najnaprednija značajka punog pretraživanja teksta sustava EBA DMS jest omogućavanje pretraživanja s djelomičnim podudaranjem. Pretraživanje s djelomičnim podudaranjem omogućuje korisniku da dobije rezultat, čak i ako riječi sadržane u dokumentima ne odgovaraju riječima koje se traže.

To je osobito korisno kada korisnik pogrešno napiše riječi, a još korisnije kada je riječ koju očita OCR pogrešno prepoznata (OCR ponekad može pogrešno očitati riječi iz skeniranog dokumenta).

Kombinirano pretraživanje dokumenata

Kombinirano pretraživanje dokumenata omogućuje nam da pretražujemo dokument prema kriterijima i riječima sadržanima u njemu.

Automatizirani tijek rada

Mnogi od organizacijskih procesa koji su u tijeku definirani su pravilima. Takva pravila procesa vrlo točno definiraju tko što potpisuje ili odobrava te u kojoj fazi.

Sustav EBA DMS nam daje ovlaštenje za unos postojećih pravila organizacije u sustav za upravljanje dokumentima. Ta nam pravila omogućuju da automatiziramo cijeli proces ili samo neku njegovu određenu fazu.

Uporabom sofisticirane podrške tijeku rada sustav EBA DMS omogućuje ubrzanje procesa. Fizički je rad znatno smanjen jer nam nisu potrebni dostavljači za prijenos dokumenata od odjela do odjela.

Nakon dovršetka jedne faza procesa dokument se automatski prenosi u sljedeću fazu.

Potpuna kontrola nad dokumentima

Što je veća organizacija, to je potrebno više kontrole nad dokumentima. U svrhu stvaranja kontrole nad dokumentima sustav EBA DMS uvodi administratora poslovnih procesa.

Administrator poslovnih procesa osoba je koja nadzire jedan ili više poslovnih procesa podržanih u sustavu za upravljanje dokumentima.

Uporabom sustava EBA DMS administrator može pratiti napredak na svim dokumentima za procese koji se nadziru.

Praćenje znači da administrator dobiva informacije o mjestu gdje se dokument nalazi (kod koga se trenutačno nalazi), proteklom vremenu i trenutačnoj fazi dokumenta u procesu.

Vremenska pravila i obavijesti

Vremenska pravila mehanizmi su za automatizirano praćenje proteklog vremena za faze poslovnih procesa.

Mi kao korisnici želimo da se sustav pobrine i obavijesti nas u slučaju da nam ponestane vremena za dovršetak nekog zadatka ili ako imamo neke dokumente koji čekaju u našem uredu da ih obradimo.

Podrška planu klasifikacije

EBA DMS procesno je orijentiran sustav za upravljanje dokumentima. Stoga se struktura dokumentacije u sustavu EBA DMS temelji na smjeru kretanja dokumenta (dolazni, odlazni, interni) i vrsti dokumenta (računi, narudžbe, pisma, ugovori …).

Međutim, ponekad je potreban hijerarhijski razrađeniji pristup, u kojem su dokumenti klasificirani na druge načine, a ne samo prema smjeru i vrsti.

Za klasifikaciju prilagođene dokumentacije sustav EBA DMS pruža modul za klasifikaciju.

Sustav EBA DMS omogućuje postojanje nekoliko prilagođenih klasifikacija u isto vrijeme. Različiti odjeli mogu imati različite zahtjeve za klasificiranje dokumentacije. Također, dokument može imati više klasifikacijskih oznaka, što znači da se istovremeno može klasificirati na više načina.

Primjer takve strukture prilagođene dokumentacije jest klasifikacija dokumenata prema projektima. Hijerarhija projekta obuhvaća mapu za svaki projekt.

Mapa projekta sadrži cjelokupnu dokumentaciju vezanu za taj projekt, a i sama se dokumentacija može sastojati od različitih vrsta dokumenata (ugovori, pisma, aneksi, računi, nalozi…).

Sve te različite vrste dokumenata objedinjene su na jednom mjestu.

Spajanje i povezivanje dokumenata

Pružanje potpune pokrivenosti procesa u smislu dokumenata, znači pokrivanje svih njegovih potprocesa i dokumenata koji su dio ovog procesa. To uglavnom znači da jednu poslovnu transakciju pokriva više pratećih dokumenata.

Uzmimo za primjer proces nabave. Naručivanje robe u konačnici rezultira sljedećim dokumentima: spajaju se narudžba, dostavnica i račun kako bi se ostavio dokumentirani trag o kupnji.

Sustav EBA DMS pruža sve funkcionalnosti koje su potrebne za najjednostavnije spajanje dokumentacije.

Jednostavan za učenje i uporabu

Netko je rekao: „Dizajn nije samo kako funkcionira, nego i funkcionalnost!“ To znači da elegantni i jednostavni sustavi aplikacija bolje funkcioniraju od onih složenih.

Posebnu smo pozornost namijenili sustavu EBA DMS u smislu dizajna, uporabljivosti i najbolje prakse.

To korisnicima omogućuje da brzo nauče i prilagode se aplikaciji te time smanje troškove implementacije.

To također omogućuje organizacijama da znatno smanje otpor zaposlenika prilikom uvođenja novog programskog sustava.

Razvojni alati

Proširenje i prilagođavanje sustava EBA DMS

Nijedan proizvod ne može pružiti funkcionalnost odmah nakon instaliranja kako bi zadovoljio sve potrebe korisnika. Nema ni ima smisla izgraditi svaku moguću značajku unutar proizvoda. Takav proizvod ne može biti jednostavan za uporabu i još se teže održava.

Stoga je sustav EBA DMS osmišljen kao aplikacijski okvir. Razvojni programeri mogu razvijati vlastiti prilagođeni modul, dodatke i proširenja prilagođene potrebama klijenata.

Sustav EBA DMS pruža okvir i razvojno okruženje temeljene na JavaScriptu.

EBA razvojni alat potpuno je opremljen sustav IDE s alatima za sastavljanje koda, pronalaženje pogrešaka, naglašavanje sintakse i implementaciju. Okvir EBA JavaScript pruža širok skup klasa i funkcija za razvoj prilagođenih rješenja.

EBA razvojno okruženje omogućuje korisnicima razviti cjelovita rješenja u obliku modula unutar sustava EBA DMS.

Infrastruktura za razmjenu podataka omogućuje razvojnim programerima brzo kreiranje i implementaciju prilagođenih protokola, dodataka za analizu/prikupljanje podataka za razmjenu dokumenata.

Potrebno je provesti samo nekoliko standardnih funkcija poziva kako bi se dobilo potpuno funkcionalno rješenje.

Upravljanje digitalnom imovinom

Pohranite svoje fotografije i slike u sustav EBA DMS. Popišite ih prema bilo kojim meta-podacima po vašoj želji i dodijelite korisničkim grupama pristup svojoj digitalnoj imovini.